Doit.im:简约而不简单,专注数年的GTD工具(86折优惠)

作者:   日期: 2014-12-26  分类: 1.4 信息管理, 个人事务管理(含时间管理)   标签:

2014年12月更新:
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目录:
1. 前言
2. Doit.im简介
3. Doit.im 简明教程
3.1 使用Doit.im管理任务
3.1.1 收集
3.1.2 处理
3.1.3 计划与回顾
3.1.4 执行
3.2 Doit.im设置选项
3.3 Doit.im技巧
3.3.1 快速添加任务
3.3.2 重复任务
3.3.3 Doit.im快捷键
3.3.4 邮件添加任务(Pro版本功能)
4. 沙牛的Dot.im使用方法
5. 一点感想
6. 活动
7. 本文历史

1. 前言 返回目录

作为一个GTD时间管理方法的学习和实践者,沙牛一直使用Doit.im来规划和管理自己的时间。在沙牛眼里,Doit.im是一款最适合的时间管理工具,没有之一

首次接触Doit.im,是在09年底,Doit.im刚成立不久。而那时的沙牛,并没有了解到GTD的时间管理理念,因此觉得这款软件(那时只用了Win平台)用起来像读天书。后来在10年底,沙牛终于了解了GTD这一伟大的时间管理方式,并让沙牛的学习和起了非常大的变化,在学习和实践GTD的过程中,沙牛用过大多数的GTD软件,却很难找到合适的:

  • 在GTD实践初期,沙牛主要使用ThinkingRock,因为它对GTD的流程要求极其严格,但却只能在PC上用(现在好像不止了)
  • 后来,看了很多教程,希望把自己的GTD系统与Outlook之类的工具整合起来,但却半路夭折
  • 2011年3月,抱着试一试的心态,再次使用了Doit.im,老实说,再次见面,Doit.im着实让沙牛眼前一亮,沙牛认为,这几乎是一款完美的GTD工具,无论是在GTD流程、任务管理,还是多平台、易用性方面,都让沙牛找不出替代品。
  • 从再次启用Doit.im至今,已有近20个月,这段时间沙牛都通过它来处理大大小小的任务。按通过每个工作日6项任务估算,到现在为止,沙牛已经通过Doit.im管理了超过 3,000 件事!

使用一年后,沙牛曾写过一篇文章,算是对Doit.im的简单介绍,却被塞壬兄提醒发到善用佳软—塞壬兄写过一系列GTD的文章,唯独少了Doit.im这一专注于GTD的时间管理工具。塞壬的提醒引发了沙牛的兴趣,因此决定为Doit.im写一篇长文,于是沙牛联系了Doit.im的CEO,希望能对此文的读者有一定鼓励政策,他们欣赏答应,鼓励政策的具体实施方案见文章最后一章

相信关注善用佳软网站的朋友们已经看过这个系列的前几篇文章(123),所以本文将不再赘述GTD的相关理论,而专注于对Doit.im这一优秀时间管理工具的介绍及技巧。

2. Doit.im简介 返回目录

Doit.im官方微博是一款跨平台、云同步,基于GTD理念的优秀时间管理软件,其CEO徐哲微博这样描述:

采用优秀的任务管理理念(GTD理念),有条不紊地组织规划各项任务,轻松应对各项庞大繁杂的工作,在感受无压工作乐趣的同时,畅享高效工作的成就感!

从09年成立以来,Doit.im一直免费,但作为一个公司,为了推出更好的产品和服务,Doit.im于今年6月底推出了付费的Pro版本,费用为100人民币一年,Pro版本与免费版本的差别主要体现在后期增值服务—所有的功能更新均会率先体现在Pro版本上(目前Doit.im在每月月底会推出一些新功能),目前两个版本已知的区别如下表:

免费版 Pro版本
平台支持 WebIOSAndroidChrome扩展 WebIOSAndroid
MacMac(Retina)、WindowsChrome扩展
同步 每天同步一次 无限制
功能 基本功能 基本功能、邮件添加任务、回顾
计划中的功能 SmartAdd、语音任务等

3. Doit.im 简明教程 返回目录

本章之所以名为“简明教程”,是沙牛认为Doit.im作为一款基于GTD的时间管理管理工具,其使用方法简单明了,只要对GTD流程有一定了解,对Doit.im的使用便会游刃有余,因此,在教程方面,沙牛将从简,而更多的重心则放在技巧性的说明上。

3.1 使用Doit.im管理任务 返回目录

在本节里,沙牛将根据GTD时间管理流程对Doit.im的主要功能做简单的介绍。

Doit.im网页版主界面如下图:

从图中可以看到,Doit.im默认有以下几个箱子:

Doit.im的箱子分类以时间为主线,今日和明日待办均有自己的箱子,其他有明确日期的事件均放在日程里,否则就在“将来/也许”箱子里。

当然,每个人使用GTD理念的方式可能有所不同,所以可能有些箱子也会用不到(比如沙牛就不怎么使用“下一步行动”箱子),可以在“设置 → 常规设置”里将这个箱子隐藏起来,但只有“下一步行动”、“明日待办”、“日程”和“将来/也许”四个箱子是可以被隐藏的。

你也可以通过条件过滤来自定义自己的箱子,沙牛就创建了一个名为“本周工作”的箱子,故名思义,该箱子的作用是筛选出本周内情境为“办公室”的任务。自定义的方法是点击搜索栏旁边的“高级搜索”,并将结果“保存成过滤箱”。

3.1.1 收集 返回目录

GTD时间管理的第一步,在于清空大脑,将脑子里所有的想法都放到收集箱。

在Doit.im里,你可以通过点击左上角的加号来添加任务(快捷键N):

在添加任务时,你可以指定任务的更多属性,如果你是严格执行GTD标准的完美主义者,也可以只填入标题,留待后期处理。其实,Doit.im在遵循GTD标准的同时,将执行GTD标准的行为大大简化,所以沙牛在创建任务时,即会通过快速添加属性(下文有述)来创建任务。

3.1.2 处理 返回目录

用Doit.im来处理任务是如此的轻松!

当你在脑子里将任务的各种属性和细节规划好后,只需要编辑处于收集箱里的该任务,为其指定日期、项目、情境、优先级等内容即可,Doit.im会自动将其归类到对应的箱子。

在处理过程中,值得一提的是,你可以将任务转发给其他人,但前提是,这个人也必须是Doit.im用户。

3.1.3 计划与回顾 返回目录

通常的时间管理工具,以任务的分类、查询,标记是否完成为核心。而先后推出回顾、计划功能后,就完全奠定了 Doit.im 作为高级 GTD 工具的地位。

该功能属于Pro版付费功能。早期Beta阶段,该功能隐藏在设置按钮中。目前已经移入了账号的下拉菜单。

其实,除了手工进入此功能外,Doit.im 会非常智能地(防止毅力不足或拖延)在早上、傍晚,自动弹出计划、回顾的提醒。

计划功能,主要是估计当天每项任务所需的时间。当然也推荐添加必要的优先级、处理次序(可通过设定完成时间,或在任务名称中注明)。

回顾功能,可以按天、或周开展。当然,推荐的方式是每天做日回顾,然后每7天做一次周回顾。
Doit.im每日-每周回顾

日回顾界面上,对未完成的任务(或点击完成之前),可以添加注释、更改时间。如果确认完成后,会增加消耗时间的记录。对时间统计者而言,非常实用!

Doit.im每日回顾

Doit.im每日回顾

 

回顾好了,对今天、每周的表现,都可以添加文字总结、打分(如图)。此外,周回顾时,还支持周报功能——会自动把当周已完成任务、未完成任务、评价合并在一起。用户可以继续手工编辑这些文字,之后保存、导出。
Doit.im每日回顾打分
Doit.im每周回顾打分

另外,保存评估后,系统将生成今日任务完成情况的统计图,以及预估时间和实际耗费时间的柱状图。
Doit.im每周回顾打分 Doit.im每周回顾打分

3.1.4 执行 返回目录

前面的工作都安排妥当了,剩下的就是执行了!记得执行完毕后,在Doit.im里的对应任务打上勾就行了。

有一点必须值得一提的是,Doit.im在“今日待办”箱子中提供一独有的“立即处理”功能,即任务最右侧的闪电图标。

立即处理

点击图标后,立即处理的任务会和其他今日待办的任务区分开来,并且可以弹出一个单独的窗口来管理这些任务,以便能让你更加专注于最紧急最重要的任务

3.2 Doit.im设置选项 返回目录

虽然Doit.im很易用,但了解一下较为常用的设置还是有必要的。

你可以点击右上角的设置图标进入设置界面,以下是常用的设置选项。

  • 常规设置:提供语种切换、一周起始日、同步到Google日历等设置。
  • 个人信息:修改个人相关的信息,没有什么大用处。
  • 账户信息:可以看到自己的账户相关信息,以及任务邮箱、Pro版本到期日期等。
  • 标签管理:如果经常使用标签来管理任务,这一定是个经常光临的选项。
  • 修改密码:这个不用解释。
  • 提醒设置:设置用户接收提醒邮件的邮箱。

3.3 Doit.im技巧 返回目录

3.3.1 快速添加任务 返回目录

Doit.im可以通过特殊字符来快速添加任务,并指定任务的相关属性,如图:

Doit.im的所有平台几乎都支持这一特性,以下是可用于快速指定属性的字符及说明:

  • @:为任务设置情境。可以在已有的情景中进行选择,如果要新建情境,请点击Doit.im Web版主界面“+”按钮旁边的小三角,选择“新情境”,如图:
  • ^:设置任务开始时间(开始时间决定任务应该处于哪个箱子)。即使你在收集箱里录入任务,如果你在这一项里选择了今日待办,那么这个事项并不会存在于收集箱,而是在今日待办。这看似不太符合GTD的收集理论,但这样无疑更加简捷高效,沙牛推崇这样的方式。理论是死的,人是活的,在应用中摸索出最适合自己的理论,才是使用软件的王道。
  • #:选择项目(类似于任务下的子任务,对任务的分解)。
  • !:选择优先级,分为1、2、3三级,3为最高优先级。
  • &:设置标签。

3.3.2 重复任务 返回目录

Doit.im支持任务重复,且提供了简洁多样化的重复方式,下图中,沙牛创建了一个每周总结的任务,并希望在每周的周日执行:

3.3.3 Doit.im快捷键 返回目录

越来越多的网络服务开始支持快捷键,这一点上,Doit.im当然也不能落后,提供了比较完善的快捷键支持:

n : 新增任务
o : 打开任务
u : 任务详细页返回任务列表
e : 编辑任务
alt + c : 完成任务
delete : 删除任务列表选中的任务
f : 全屏任务列表模式
p : 调整任务优先级
j : 下一条任务
k : 上一条任务
gi : 跳转到收集箱
gt : 跳转到今日待办

3.3.4 邮件添加任务(Pro版本功能) 返回目录

通过发送邮件向Doit.im添加任务,是Doit.im推出收费版后的第一个增值功能。这个功能类似于Evernote的通过邮件添加笔记,其方法为:用任意邮箱向自己的任务邮箱发送邮件,Doit.im将以此添加任务,并将邮件标题作为任务标题,邮件内容作为任务的备注信息。

这个功能刚推出时,沙牛认为没有实用性:Doit.im作为一款任务管理工具,几乎随时不离身,什么时候才会需要用邮件来添加任务呢?

后来发现,当收到公司老大的邮件,并需要添加任务时,这个可能真是恰到好处!

使用该功能,有两点需要注意:

  1. 你可以在Doit.im Web版的“设置 → 账户信息”中获取到你的任务邮箱,请注意,任何人都能向这个邮件发送邮件以添加任务,因此,请务必保证这个邮箱的私密性。如果不幸泄露,可以通过内置的重置功能,更换任务邮箱地址。
  2. 所有通过邮件添加的任务,都将自动添加到“收集箱”,而非其他箱子,且并不支持前文所述的快速添加字符,其实,这并不是功能缺陷,而是对GTD标准流程的严谨贯彻

4. 沙牛的Dot.im使用方法 返回目录

沙牛使用Doit.im的方法为:Web版为主,Android和iPad版为辅。

虽然Doit.im有Windows和Mac的客户端,但沙牛对它们都只是浅尝辄止:试用一下,就不再用。因为在沙牛眼里,没有客户端比网页版更优秀。

沙牛将Doit.im标签固定在Chrome浏览器上,只要浏览器开着,Doit.im就开着。每天的工作和学习,都从Doit.im开始。

在任务管理层面,沙牛几乎不用Doit.im其他的客户端。

而Android客户端,沙牛主要用来干两件是:一是在任何空闲时间对任务进行回顾;二是做便签使用,有什么想法,沙牛会马上在Doit.im建一条任务,打上 @信息 标签,然后保存在收集栏里。

5. 一点感想 返回目录

在GTD的学习过程中,沙牛尝试了不少GTD软件和网络服务(相信很多GTD初学者也曾陷入过这么一个误区—忽略“道”和“术”,却不厌其烦的沉迷于对“器”的折腾),最近仍觉得Doit.im是最适合自己的—易用!

沙牛认为,用于时间管理的工具一定要易用,如果花在一个工具上的时间过长,那完全起不到时间管理的作用,会本末倒置。

另外,沙牛也不推崇将Evernote或其他工具“改造”为GTD工具的作法—专业的事还需要专业的工具来完成,每个需求的背后都有很多产品为我们做支撑,Evernote是笔记工具,时间管理对它来说并不是强项,何不选择专注于这一领域的工具呢?

Doit.im专注于GTD时间管理,且工具非常易用,在沙牛看来,实为最优秀的GTD时间管理工具!

6. 赠送及优惠活动 返回目录

a. 善用佳软 coupon(86折优惠,长期有效)

Doit.im官方为了表示对善用佳软读者的支持,特别提供了一个86折优惠coupon。

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共5位朋友获得半年的Pro版许可:孔繁锋、深圳PM Frank、祝嘉楠、周隽5S生活、傅小丰。

c. 本文发布时的赠送活动(2012年11月,已结束)

2012年11月,Doit.im团队配合本文作者沙牛,做了一次赠送Pro版本的活动(已经结束)。为保证将Pro版本赠送给最有需求的人,因此,该赠送活动采用“试用 →分享→赠送”的方案,且已付费用户不参与此次Pro版本赠送活动(请将机会留给更多的免费用户体验)。具体流程如下:

  1. 试用。在2012-11-10前,注册 Doit.im账号。沙牛已经征得CEO老徐同意,从本文发布之日起,所有注册Doit.im的用户均有为期一个月的Pro版本使用期限。
  2. 分享。在2012-11-30之前,通过在本文发表评论,或者给沙牛发邮件(sandox.luo#gmail.com)的方式留下你对Doit.im的评论或意见,沙牛将择优选取 + 随机选取,并赠送Pro版本一年期限,总数不限,但不少于10名。
  3. 赠送:2012-12-03 宣布:根据本文活动规则,Doit.im Pro版本账号在今日赠送,按照“物尽其用、价值评论优先”的原则,10枚一年Pro版本权限已经赠送完毕,以下是赠送名单:
    Evangelist、sgjy13057、piku、wshuyi、戾客、charlee_tao、幸福的守望者、liuhaiyang、笑九方、wangjun028。
    特别感谢:一位获得Pro版本的用户写错了邮箱,感谢Doit.im的耐心查找。

本文历史 返回目录

  1. 2014-12-26 几乎更新了全部图片;添加了计划功能的简要说明;添加了Pro版优惠通道。
  2. 2012-11-06 首次发表。
  3. 2012-11-07 增加“沙牛的Doit.im使用方法”一章(在此感谢 @善用佳软 对本文的耐心指点),其他地方略做修改。
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作者: 2014-12-26 
出处: https://xbeta.info/doitim.htm
说明:转载、投稿、翻译类文章版权信息以正文标注为准
分类: 1.4 信息管理, 个人事务管理(含时间管理)   标签:

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