Doit.im:简约而不简单,专注数年的GTD工具(86折优惠)

2014年12月更新:
通过如下链接购买Pro版,年付费可享受 86折优惠:
Doit.im Pro 国际区 善用佳软 coupon 链接 https://i.doit.im/payment?coupon=xbeta
Doit.im Pro 中国区 善用佳软 coupon 链接 https://i.doitim.com/payment?coupon=xbeta
提醒:根据官方要求,通过上述链接享受优惠购买的,将不支持退款

 

目录:
1. 前言
2. Doit.im简介
3. Doit.im 简明教程
3.1 使用Doit.im管理任务
3.1.1 收集
3.1.2 处理
3.1.3 计划与回顾
3.1.4 执行
3.2 Doit.im设置选项
3.3 Doit.im技巧
3.3.1 快速添加任务
3.3.2 重复任务
3.3.3 Doit.im快捷键
3.3.4 邮件添加任务(Pro版本功能)
4. 沙牛的Dot.im使用方法
5. 一点感想
6. 活动
7. 本文历史

1. 前言 返回目录

作为一个GTD时间管理方法的学习和实践者,沙牛一直使用Doit.im来规划和管理自己的时间。在沙牛眼里,Doit.im是一款最适合的时间管理工具,没有之一

首次接触Doit.im,是在09年底,Doit.im刚成立不久。而那时的沙牛,并没有了解到GTD的时间管理理念,因此觉得这款软件(那时只用了Win平台)用起来像读天书。后来在10年底,沙牛终于了解了GTD这一伟大的时间管理方式,并让沙牛的学习和起了非常大的变化,在学习和实践GTD的过程中,沙牛用过大多数的GTD软件,却很难找到合适的:

  • 在GTD实践初期,沙牛主要使用ThinkingRock,因为它对GTD的流程要求极其严格,但却只能在PC上用(现在好像不止了)
  • 后来,看了很多教程,希望把自己的GTD系统与Outlook之类的工具整合起来,但却半路夭折
  • 2011年3月,抱着试一试的心态,再次使用了Doit.im,老实说,再次见面,Doit.im着实让沙牛眼前一亮,沙牛认为,这几乎是一款完美的GTD工具,无论是在GTD流程、任务管理,还是多平台、易用性方面,都让沙牛找不出替代品。
  • 从再次启用Doit.im至今,已有近20个月,这段时间沙牛都通过它来处理大大小小的任务。按通过每个工作日6项任务估算,到现在为止,沙牛已经通过Doit.im管理了超过 3,000 件事!

使用一年后,沙牛曾写过一篇文章,算是对Doit.im的简单介绍,却被塞壬兄提醒发到善用佳软—塞壬兄写过一系列GTD的文章,唯独少了Doit.im这一专注于GTD的时间管理工具。塞壬的提醒引发了沙牛的兴趣,因此决定为Doit.im写一篇长文,于是沙牛联系了Doit.im的CEO,希望能对此文的读者有一定鼓励政策,他们欣赏答应,鼓励政策的具体实施方案见文章最后一章

相信关注善用佳软网站的朋友们已经看过这个系列的前几篇文章(123),所以本文将不再赘述GTD的相关理论,而专注于对Doit.im这一优秀时间管理工具的介绍及技巧。

2. Doit.im简介 返回目录

Doit.im官方微博是一款跨平台、云同步,基于GTD理念的优秀时间管理软件,其CEO徐哲微博这样描述:

采用优秀的任务管理理念(GTD理念),有条不紊地组织规划各项任务,轻松应对各项庞大繁杂的工作,在感受无压工作乐趣的同时,畅享高效工作的成就感!

从09年成立以来,Doit.im一直免费,但作为一个公司,为了推出更好的产品和服务,Doit.im于今年6月底推出了付费的Pro版本,费用为100人民币一年,Pro版本与免费版本的差别主要体现在后期增值服务—所有的功能更新均会率先体现在Pro版本上(目前Doit.im在每月月底会推出一些新功能),目前两个版本已知的区别如下表:

免费版 Pro版本
平台支持 WebIOSAndroidChrome扩展 WebIOSAndroid
MacMac(Retina)、WindowsChrome扩展
同步 每天同步一次 无限制
功能 基本功能 基本功能、邮件添加任务、回顾
计划中的功能 SmartAdd、语音任务等

3. Doit.im 简明教程 返回目录

本章之所以名为“简明教程”,是沙牛认为Doit.im作为一款基于GTD的时间管理管理工具,其使用方法简单明了,只要对GTD流程有一定了解,对Doit.im的使用便会游刃有余,因此,在教程方面,沙牛将从简,而更多的重心则放在技巧性的说明上。

3.1 使用Doit.im管理任务 返回目录

在本节里,沙牛将根据GTD时间管理流程对Doit.im的主要功能做简单的介绍。

Doit.im网页版主界面如下图:

从图中可以看到,Doit.im默认有以下几个箱子:

Doit.im的箱子分类以时间为主线,今日和明日待办均有自己的箱子,其他有明确日期的事件均放在日程里,否则就在“将来/也许”箱子里。

当然,每个人使用GTD理念的方式可能有所不同,所以可能有些箱子也会用不到(比如沙牛就不怎么使用“下一步行动”箱子),可以在“设置 → 常规设置”里将这个箱子隐藏起来,但只有“下一步行动”、“明日待办”、“日程”和“将来/也许”四个箱子是可以被隐藏的。

你也可以通过条件过滤来自定义自己的箱子,沙牛就创建了一个名为“本周工作”的箱子,故名思义,该箱子的作用是筛选出本周内情境为“办公室”的任务。自定义的方法是点击搜索栏旁边的“高级搜索”,并将结果“保存成过滤箱”。

3.1.1 收集 返回目录

GTD时间管理的第一步,在于清空大脑,将脑子里所有的想法都放到收集箱。

在Doit.im里,你可以通过点击左上角的加号来添加任务(快捷键N):

在添加任务时,你可以指定任务的更多属性,如果你是严格执行GTD标准的完美主义者,也可以只填入标题,留待后期处理。其实,Doit.im在遵循GTD标准的同时,将执行GTD标准的行为大大简化,所以沙牛在创建任务时,即会通过快速添加属性(下文有述)来创建任务。

3.1.2 处理 返回目录

用Doit.im来处理任务是如此的轻松!

当你在脑子里将任务的各种属性和细节规划好后,只需要编辑处于收集箱里的该任务,为其指定日期、项目、情境、优先级等内容即可,Doit.im会自动将其归类到对应的箱子。

在处理过程中,值得一提的是,你可以将任务转发给其他人,但前提是,这个人也必须是Doit.im用户。

3.1.3 计划与回顾 返回目录

通常的时间管理工具,以任务的分类、查询,标记是否完成为核心。而先后推出回顾、计划功能后,就完全奠定了 Doit.im 作为高级 GTD 工具的地位。

该功能属于Pro版付费功能。早期Beta阶段,该功能隐藏在设置按钮中。目前已经移入了账号的下拉菜单。

其实,除了手工进入此功能外,Doit.im 会非常智能地(防止毅力不足或拖延)在早上、傍晚,自动弹出计划、回顾的提醒。

计划功能,主要是估计当天每项任务所需的时间。当然也推荐添加必要的优先级、处理次序(可通过设定完成时间,或在任务名称中注明)。

回顾功能,可以按天、或周开展。当然,推荐的方式是每天做日回顾,然后每7天做一次周回顾。
Doit.im每日-每周回顾

日回顾界面上,对未完成的任务(或点击完成之前),可以添加注释、更改时间。如果确认完成后,会增加消耗时间的记录。对时间统计者而言,非常实用!

Doit.im每日回顾

Doit.im每日回顾

 

回顾好了,对今天、每周的表现,都可以添加文字总结、打分(如图)。此外,周回顾时,还支持周报功能——会自动把当周已完成任务、未完成任务、评价合并在一起。用户可以继续手工编辑这些文字,之后保存、导出。
Doit.im每日回顾打分
Doit.im每周回顾打分

另外,保存评估后,系统将生成今日任务完成情况的统计图,以及预估时间和实际耗费时间的柱状图。
Doit.im每周回顾打分 Doit.im每周回顾打分

3.1.4 执行 返回目录

前面的工作都安排妥当了,剩下的就是执行了!记得执行完毕后,在Doit.im里的对应任务打上勾就行了。

有一点必须值得一提的是,Doit.im在“今日待办”箱子中提供一独有的“立即处理”功能,即任务最右侧的闪电图标。

立即处理

点击图标后,立即处理的任务会和其他今日待办的任务区分开来,并且可以弹出一个单独的窗口来管理这些任务,以便能让你更加专注于最紧急最重要的任务

3.2 Doit.im设置选项 返回目录

虽然Doit.im很易用,但了解一下较为常用的设置还是有必要的。

你可以点击右上角的设置图标进入设置界面,以下是常用的设置选项。

  • 常规设置:提供语种切换、一周起始日、同步到Google日历等设置。
  • 个人信息:修改个人相关的信息,没有什么大用处。
  • 账户信息:可以看到自己的账户相关信息,以及任务邮箱、Pro版本到期日期等。
  • 标签管理:如果经常使用标签来管理任务,这一定是个经常光临的选项。
  • 修改密码:这个不用解释。
  • 提醒设置:设置用户接收提醒邮件的邮箱。

3.3 Doit.im技巧 返回目录

3.3.1 快速添加任务 返回目录

Doit.im可以通过特殊字符来快速添加任务,并指定任务的相关属性,如图:

Doit.im的所有平台几乎都支持这一特性,以下是可用于快速指定属性的字符及说明:

  • @:为任务设置情境。可以在已有的情景中进行选择,如果要新建情境,请点击Doit.im Web版主界面“+”按钮旁边的小三角,选择“新情境”,如图:
  • ^:设置任务开始时间(开始时间决定任务应该处于哪个箱子)。即使你在收集箱里录入任务,如果你在这一项里选择了今日待办,那么这个事项并不会存在于收集箱,而是在今日待办。这看似不太符合GTD的收集理论,但这样无疑更加简捷高效,沙牛推崇这样的方式。理论是死的,人是活的,在应用中摸索出最适合自己的理论,才是使用软件的王道。
  • #:选择项目(类似于任务下的子任务,对任务的分解)。
  • !:选择优先级,分为1、2、3三级,3为最高优先级。
  • &:设置标签。

3.3.2 重复任务 返回目录

Doit.im支持任务重复,且提供了简洁多样化的重复方式,下图中,沙牛创建了一个每周总结的任务,并希望在每周的周日执行:

3.3.3 Doit.im快捷键 返回目录

越来越多的网络服务开始支持快捷键,这一点上,Doit.im当然也不能落后,提供了比较完善的快捷键支持:

n : 新增任务
o : 打开任务
u : 任务详细页返回任务列表
e : 编辑任务
alt + c : 完成任务
delete : 删除任务列表选中的任务
f : 全屏任务列表模式
p : 调整任务优先级
j : 下一条任务
k : 上一条任务
gi : 跳转到收集箱
gt : 跳转到今日待办

3.3.4 邮件添加任务(Pro版本功能) 返回目录

通过发送邮件向Doit.im添加任务,是Doit.im推出收费版后的第一个增值功能。这个功能类似于Evernote的通过邮件添加笔记,其方法为:用任意邮箱向自己的任务邮箱发送邮件,Doit.im将以此添加任务,并将邮件标题作为任务标题,邮件内容作为任务的备注信息。

这个功能刚推出时,沙牛认为没有实用性:Doit.im作为一款任务管理工具,几乎随时不离身,什么时候才会需要用邮件来添加任务呢?

后来发现,当收到公司老大的邮件,并需要添加任务时,这个可能真是恰到好处!

使用该功能,有两点需要注意:

  1. 你可以在Doit.im Web版的“设置 → 账户信息”中获取到你的任务邮箱,请注意,任何人都能向这个邮件发送邮件以添加任务,因此,请务必保证这个邮箱的私密性。如果不幸泄露,可以通过内置的重置功能,更换任务邮箱地址。
  2. 所有通过邮件添加的任务,都将自动添加到“收集箱”,而非其他箱子,且并不支持前文所述的快速添加字符,其实,这并不是功能缺陷,而是对GTD标准流程的严谨贯彻

4. 沙牛的Dot.im使用方法 返回目录

沙牛使用Doit.im的方法为:Web版为主,Android和iPad版为辅。

虽然Doit.im有Windows和Mac的客户端,但沙牛对它们都只是浅尝辄止:试用一下,就不再用。因为在沙牛眼里,没有客户端比网页版更优秀。

沙牛将Doit.im标签固定在Chrome浏览器上,只要浏览器开着,Doit.im就开着。每天的工作和学习,都从Doit.im开始。

在任务管理层面,沙牛几乎不用Doit.im其他的客户端。

而Android客户端,沙牛主要用来干两件是:一是在任何空闲时间对任务进行回顾;二是做便签使用,有什么想法,沙牛会马上在Doit.im建一条任务,打上 @信息 标签,然后保存在收集栏里。

5. 一点感想 返回目录

在GTD的学习过程中,沙牛尝试了不少GTD软件和网络服务(相信很多GTD初学者也曾陷入过这么一个误区—忽略“道”和“术”,却不厌其烦的沉迷于对“器”的折腾),最近仍觉得Doit.im是最适合自己的—易用!

沙牛认为,用于时间管理的工具一定要易用,如果花在一个工具上的时间过长,那完全起不到时间管理的作用,会本末倒置。

另外,沙牛也不推崇将Evernote或其他工具“改造”为GTD工具的作法—专业的事还需要专业的工具来完成,每个需求的背后都有很多产品为我们做支撑,Evernote是笔记工具,时间管理对它来说并不是强项,何不选择专注于这一领域的工具呢?

Doit.im专注于GTD时间管理,且工具非常易用,在沙牛看来,实为最优秀的GTD时间管理工具!

6. 赠送及优惠活动 返回目录

a. 善用佳软 coupon(86折优惠,长期有效)

Doit.im官方为了表示对善用佳软读者的支持,特别提供了一个86折优惠coupon。

  1. 通过如下链接购买Pro版,年付费可享受 86折优惠:
    Doit.im Pro 国际区 善用佳软 coupon 链接 https://i.doit.im/payment?coupon=xbeta
    Doit.im Pro 中国区 善用佳软 coupon 链接 https://i.doitim.com/payment?coupon=xbeta
  2. 提醒:根据官方要求,通过上述链接享受优惠购买的,将不支持退款。(哦,你会退款吗?)

b. 善用佳软深圳讲座赠送(2014年10月,已结束)

共5位朋友获得半年的Pro版许可:孔繁锋、深圳PM Frank、祝嘉楠、周隽5S生活、傅小丰。

c. 本文发布时的赠送活动(2012年11月,已结束)

2012年11月,Doit.im团队配合本文作者沙牛,做了一次赠送Pro版本的活动(已经结束)。为保证将Pro版本赠送给最有需求的人,因此,该赠送活动采用“试用 →分享→赠送”的方案,且已付费用户不参与此次Pro版本赠送活动(请将机会留给更多的免费用户体验)。具体流程如下:

  1. 试用。在2012-11-10前,注册 Doit.im账号。沙牛已经征得CEO老徐同意,从本文发布之日起,所有注册Doit.im的用户均有为期一个月的Pro版本使用期限。
  2. 分享。在2012-11-30之前,通过在本文发表评论,或者给沙牛发邮件(sandox.luo#gmail.com)的方式留下你对Doit.im的评论或意见,沙牛将择优选取 + 随机选取,并赠送Pro版本一年期限,总数不限,但不少于10名。
  3. 赠送:2012-12-03 宣布:根据本文活动规则,Doit.im Pro版本账号在今日赠送,按照“物尽其用、价值评论优先”的原则,10枚一年Pro版本权限已经赠送完毕,以下是赠送名单:
    Evangelist、sgjy13057、piku、wshuyi、戾客、charlee_tao、幸福的守望者、liuhaiyang、笑九方、wangjun028。
    特别感谢:一位获得Pro版本的用户写错了邮箱,感谢Doit.im的耐心查找。

本文历史 返回目录

  1. 2014-12-26 几乎更新了全部图片;添加了计划功能的简要说明;添加了Pro版优惠通道。
  2. 2012-11-06 首次发表。
  3. 2012-11-07 增加“沙牛的Doit.im使用方法”一章(在此感谢 @善用佳软 对本文的耐心指点),其他地方略做修改。

GTD系列教程4:本草纲目的MLO系统实战总结

如何使用 MLO 进行 GTD 实践?请看 MLO 群网友 本草纲目 的实战总结。感谢今晚我不思考对本文的推荐,欢迎大家加入他们的群,讨论 MyLifeOrganized 的使用问题:群号:121465994,微群:http://t.cn/hrJp7i

一、需求背景、MLO体系

我的背景

我现在是协助老板管理一个小公司,公司部门比较多,各个部门都有很多杂事,且加上有很多项目自己要直接负责,造成我的事情很多,现在,我的mlo中有3400多条信息,我每天需要执行的事情要多达数十件,

我的MLO系统

PC端MLO + iPhone端MLO + iPhone端涂鸦

二、我的MLO文件架构

图01:MLO文件夹架构

里面inbox,Next Actions,Waiting For,Someday/Maybe,Reference几个文件夹我就不讲了

下面对Every Day/Week,Main Task list,SOP文件夹进行介绍

 

1、文件夹 Every Day/Week

作为我每天或一个周期必须要办理的事情,我把他们归类到里面了,进行周期循环

具体内容如下

图02:Every DayWeek文件夹内容展示

 

2、文件夹 Main Task list

这个文件夹作为我的主要任务列表,

里面是我下属各个部门(使用文件夹),场景是这个部门的负责人,

以及我需要负责的所有项目(使用条目),场景是我自己

具体内容如下

图03:Main Task list文件夹内容

展开其中一个文件夹

以信息化为例,内容如下

图04:Main Task list文件夹中展开其中任意一个文件夹的内容

里面有子文件夹“Someday/Maybe”,“Reference”,

Someday/Maybe用于存储这个部门以后要办的事情,场景为@G-ProjectSM,

Reference用于记录部门的岗位职责,部门制度,及其他的参考信息@G-ProjectRef

 

3、文件夹 SOP

SOP用来存储我自己形成的自己的个人流程

具体内容如下

图05:SOP文件夹内容

 

三、我的 iPhone 端 MLO 文件夹架构

图06:IPhone端MLO文件夹结构展示

 

四、iPhone 端涂鸦软件 Getideaz

还有一个工具就是IPhone端的涂鸦软件(Getideaz

图07:单个涂鸦显示界面
图08:多个涂鸦显示界面

 

五、信息如何在pc-mlo,涂鸦软件(Getideaz),IPhone-mlo三个工具中流转

1.突然想到一件事,记录进涂鸦软件,

2.如果顺手把它处理了,在涂鸦软件中删除对应的涂鸦

3.每天早上,把所有剩余的涂鸦记录,手动输入pc端mlo的inbox文件夹,

4.打开pc端的mlo 的 “昨日+今日+明日”视图,处理事务,期间会设置好有之后几天的事务

5.每当离开电脑之前,pc端mlo内容同步到云

6.任意的无聊时间(等人、厕所时间、陪老婆逛街时、无聊会议时),拿出手机,从云下载信息,清空inbox及加工组织信息,最后,手机上的信息同步到云

7.晚上通过手机浏览信息,发现有第二天要做的事情,直接在手机上标上星星(第二天会在“昨日+今日+明日”视图中出现)

六、我的工作流程

1.每天晚上,直接通过手机把inbox中的事情稍微处理,移动到对应的main task list中对应的文件夹

图09:工作流程之手机端mlo操作1

点击 parent 更换这个条目的父目录

图10:工作流程之手机端mlo操作2

对于第二天要执行的事情,在手机上我直接标上星星(因为手机设置到期时间的信息不方便),晚上操作好之后就同步到云

2.第二天 拿出mlo,找到某个文件夹,一个一个把部门主管叫过来,进行事情的讨论和委派,对于已经委派的事项就会标上@G-Wattingfor的场景

注:标上waittingfor场景的条目,我设置为颜色变化为蓝色,并且前面图像标识变化为圆圈符号。

图11:任务委派

3.最后,通过waittingfor视图,调用到所有项目中waittingfor事项,进行浏览,是否有到期的,到期的就要督促对应的负责人员。

图12:waitting for 视图

4.在处理事务的过程中我会尽量安排第二天的事情,就是直接给事务设定日期,然后在第二天在“昨日+今日+明日”视图中把他们调用出来执行

注:给事务设定日期的方法:在Due Date下点击右键,选择时间

图13:给事务设定执行最终日期
图14:“昨日+今日+明日”视图

昨日+今日+明日 视图的规则设置

图15:昨日+今日+明日 视图的规则设置

 

七、我的场景结构

图16:场景列表

大概分为5类,

第一部分,@at 地点类场景,

第二部分,@G- gtd类场景,有@G-ProjectRef,@G-ProjectSM,@G-Reference,@G-Someday,@G-Waiting For。

第三部分,@T 时间类场景,大概标识事情需要多长时间

第四部分,@W 方式类场景,记录事情要通过什么方式进行处理,是电话,QQ留言,谈话,会议,还是继续思考。

第五部分,@陈本刚 人物类场景,大概是我自己的名字和平时我需要打交道的人

(完。2012-02-14 发布于善用佳软)

GTD系列教程3:顶级知识管理工具Evernote的GTD应用详细指南

GTD系列文章,第一篇谈GTD理念,及Toodledo应用。第二篇谈Toodledo和MLO应用,由今晚我不思考兄主笔,塞壬兄协同合作,尚未杀青定稿。这是第三篇,不妨先发,再次感谢塞壬兄赐稿。

目录:
序章:GTD工具Evernote
第一章:搜集
1.1 Evernote软件端收集法
1.2 浏览器插件极为便利的网络撷取保存法
1.3 招之即来挥之即去的ALTRun或者Launchy工具:量身定制的收件匣(Email接收法)
1.4 无网络情况下的杂事收集
1.5 手机端的收集
1.6 外出无手机情形下的收集
1.7 超级简便的Evernote一键收集或者一个手势收集法(感谢Candy作者万年书妖提供)
1.8 Evernote的Twitter收集法
第二章 加工和组织
2.1 Evernote的GTD加工和组织方法
2.2 使用Evernote区隔GTD的八大容器清单
2.3 核查清单(Checklists):创造性的提示
第三章 检视回顾
3.1 检视
3.2 回顾
第四章 执行行动
第五章 使用Evernote实践GTD的优劣之我见
附:文章更新历史

序章:GTD工具Evernote

GTD Evernote ? 两者有关系 ?
笔者曾在GTD系列教程首篇文章提出,GTD的核心理念是“迁出大脑内所有杂事,纳入一个可靠的外在体系(行动提醒系统 + 资料归档系统)直接管理”。换言之,就是把所有杂事控制在“手边”,而非“脑海”里。究其实质GTD是一个自激循环的正反馈闭环管理系统

实践发现,在两大系统中,快速高效有趣的资料归档系统是践行GTD的先决条件。如此一来,若能找到一个知识管理工具整合行动提醒系统和资料归档系统,合二为一,实践GTD就会更加便捷容易。

探寻许久之后,发现拥有网络端、电脑软件端、手机端的顶级知识管理工具Evernote介绍)颇为得心应手。

本文将介绍如何使用神奇的Evernote实践GTD的五大流程。

为方便不熟悉GTD的读者起见,此篇教程的目次结构和本系列教程开篇文章《GTD系列教程1:GTD精义和待办事宜服务Toodledo实践》大体相类,略作增减归并,以飨读者。另外GTD是因人适用的体系,请有意将Evernote作为GTD工具的读者根据自身实际情形裁剪使用。

第一章:搜集 [返回目录]

Evernote收集功能超级强大,提供了软件端快速截取、书签式网络撷取、Email接收、文件导入、手机端书写或语音收集、摄像头摄入收集等等诸般功能,搜罗资讯极为便利,可以很方便的收集各种资料和任务。

1.1 Evernote软件端收集法

Evernote软件端的全局热键:
▪ 复制所选快捷键Win+A键(可设定使用其它键)可选中一段文字即刻新建任务笔记资料。
▪ 直接切换到Evernote并新建笔记快捷键Ctrl+Alt+N。
▪ 新建笔记快捷键Ctrl+N(同时支持设定第二个快捷键)快速输入任务,按Tab键或者Shift+Tab迅速切换一则笔记条目的笔记本属性和标签属性处快速输入任务属性。
▪ 捕获屏幕快捷键Win+PrintScreen键(可设定使用其它键)直接截屏收集资料。

除却全局热键快捷键之外,使用鼠标也能达到同样的目的。

1.2 浏览器插件极为便利的网络撷取保存法

Chrome、Firefox、IE、Safari等浏览器上的Evernote插件或扩展悉数支持快速收集网摘内容。

1.3 招之即来挥之即去的ALTRun或者Launchy工具:量身定制的收件匣(Email接收法)

杂事的搜集是实践GTD的一大瓶颈,使用ALTRun或者Launchy工具可以制造出无需开启Evernote软件的无敌收件匣,顺手拈来,无拘无束。
这个方法的前提条件是先在Evernote里头设定一个诸如名为0@@Inbox之类的默认笔记本,如下图所示:
[image]: GTD-Evernote
(图:设置Evernote默认笔记本示意图)

接下来以ALTRun(Launchy也能用)为例,需新建一个ss.vbs实现(实质上是个文本文件另存为vbs后缀的脚本文件即可),语句如下:

Set iMsg = CreateObject(“CDO.Message”)
Set iConf = CreateObject(“CDO.Configuration”)
Set Flds = iConf.Fields
schema = “http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/”
Flds.Item(schema & “sendusing”) = 2
Flds.Item(schema & “smtpserver”) = “smtp.gmail.com”
Flds.Item(schema & “smtpserverport”) = 465
Flds.Item(schema & “smtpauthenticate”) = 1
Flds.Item(schema & “sendusername”) = “EMAILADDRESS”
Flds.Item(schema & “sendpassword”) = “PASSWORD”
Flds.Item(schema & “smtpusessl”) = 1
Flds.Update
With iMsg
.To = “Evernote-EMAIL”
.From = “EMAILADDRESS”
.Subject = wscript.arguments.item(0)
Set .Configuration = iConf
SendEmailGmail = .Send
End With

其中需要注意的是语句里面出现的引号都是英文引号,另外只需依照具体情况改动下面的四处内容:
Flds.Item(schema & “sendusername”) = “EMAILADDRESS”
Flds.Item(schema & “sendpassword”) = “PASSWORD”
需要将EMAILADDRESS改成自己的常用邮箱(比如Gmail),PASSWORD改成邮箱密码。

而下面的两行语句:
.To = “Evernote-EMAIL”
.From = “EMAILADDRESS”
EMAILADDRESS和上面一样改为同一个常用邮箱(比如Gmail)。而Evernote-EMAIL需要到Evernote网页右上方点击【Settings】进入账户设置页面,复制【Settings】页面底部的Evernote私密邮箱地址(类似账号名.一串数字**** @m.evernote.com的形式)填入即可。如下图所示:
[image]: GTD-Evernote
(图:Evernote私密邮箱所在网页位置)

将此ss.vbs右键发送到ALTRun中制成一个快捷项目,参数类型选择第二项参数无编码便可告成功。另外也可以直接添加快捷项目命令行语句@cscript 路径\ss.vbs “{%p}”。

使用时热键呼出主界面,敲入ss,即可打开一个小巧玲珑的输入框直接向Evernote网络端中添加任务和灵光一现。
[image]: GTD-Evernote
(图:ALTRun的收件匣)

Launchy的设置大致相仿,也能实现灵感和任务的快速收集。
[image]: GTD-Evernote
(图:Launchy的收件匣)

技巧小贴士:利用ALTRun软件的记忆功能,可以设定多个任务输入模板。
例如下一步行动清单细分的情境标签Tag和其他预设标签Tag等也可直接附加处理输入:
早上十点开会#office
整理衣柜#home
买鞋#shop
写博客文章#pc
看报表#read
摘录箴言警句和灵感速记#z
如果你设的情境标签Tag只取首字母,比如O(Office)、H(Home)、E(Errand)、S(Shop)、C (Call)、P(PC)、I(Internet)、B(Boss)、R(Read),那么直接添加情境标签等就更加简便:
早上十点开会#o
整理衣柜#h
买鞋#s
写博客文章#p
看报表#r
摘录箴言警句和灵感速记#z
此外还可以添加语句直接指定笔记本属性和多个标签@笔记本名#标签名1#标签名2……#标签名N(例如:文章的灵感@blog#p#z)

注:Evernote4.4版本提供了复制笔记(C)的功能,可以更方便的定制GTD & ToDo / Task等诸多情境笔记。

1.4 无网络情况下的杂事收集

请参见拙文《神逸之作:国产快速启动软件神品ALTRun》第四章4.5小节ALTRun随手记的内容。具体实施步骤如下:

第一步: 新建一个suishouji.vbs(实质上是个文本文件),填入语句:

Const ForAppending = 8
Dim strTextFile
Set objArgs = WScript.Arguments
strTextFile = “D:\ssjl\zaqizaba.txt”
Set objFSO = CreateObject(“Scripting.FileSystemObject”)
If objFSO.FileExists(strTextFile) Then
Set objFile = objFSO.OpenTextFile(strTextFile, ForAppending)
Else
Set objFile = objFSO.CreateTextFile(strTextFile)
End If
objFile.WriteLine objArgs(0)
objFile.Close

语句中 strTextFile = “D:\ssjl\zaqizaba.txt” 的”D:\ssjl\zaqizaba.txt”是信手记录的文本文档,不用特意新建,运行时会自动创建。

第二步:利用Evernote文件导入功能实现D:\ssjl目录下文件的自动导入
首先点击菜单栏上的工具,选择导入文件夹,进入界面后照着标注的红色长方形方框设定即可,如下图所示:
[image]: GTD-Evernote
(图:Evernote导入文件夹设定)

无网络情形下的收集方法之二:
在电脑桌面上建立一个a.txt文本文件写入内容.LOG(以便自动记录时间),然后利用ALTRun的命令行功能直接导入到Evernote里。
命令行语句:
@d:\Program Files\Evernote\ENscript.exe createNote /s C:\Users\用户名\Desktop\a.txt /i “{%p}”
参数类型请选择第二项:参数无编码。

1.5 手机端的收集

可以应用手机上的Evernote客户端软件。
Evernote在手机方面的搜集和应用可以移步一观飞鱼的声纳网友发表的几则小趣文《好记性不如烂笔头(evernote应用一例)》、《用evernote来帮助你做晚饭(evernote应用一例)》、《挤出时间来学习(evernote应用一例)》、《用evernote建立你的个人资料库》和《影相誌的evernote》。

此外,例如iPhone上的行云流水一般的信手涂鸦收件匣Getideaz,可以随手涂抹记录稍纵即逝吉光片羽般的奇思妙构,也能很好的契合Evernote的搜集。

Getideaz由时间管理领域领袖群伦的幸福行动家张永锡亲力亲为组织开发团队打造,数年磨一剑终告成功。此外,张永锡曾发大宏愿矢志欲要影响一百万人,言传身教,深耕细作,高山仰止,令人钦服感佩。作为知行合一的幸福行动家打磨推出的Getideaz收件匣,精绝灵便,已臻完美之境。君(孝)子不匮,永锡尔类,永锡出品,必属佳品。

关于张永锡这段经历请参见他撰写的文章《Why我想创作Getideaz?兼写创业历程》。

1.6 外出无手机情形下的收集

建议使用一张A4纸制成的随身纸笔GTD系统,随时随地都能很方便搜集杂事和任务。据笔者所知,下面的两种A4纸GTD系统极为便利:

第一种A4纸制成的随身纸笔GTD系统(Gweeksheet),如下图所示:
[image]: GTD-Evernote
(图:A4纸GTD系统Gweeksheet)

第二种A4纸制成的八页小书GTD系统(张永锡设计的三日计划小册子),如下图所示:
[image]: GTD-Evernote
(图:A4纸GTD系统八页小书用剪刀把中间一道折痕剪开翻叠成八页小册子可放入钱夹中随身携带)

两者相较,集收件匣、行事历、情境清单、等待清单、项目规划甚至还有简洁直观的Todo时计等诸多功能于一张A4纸八页小书GTD系统(便携小册子)显然更胜一筹,令人叹为观止!其实眼前的八页小书也是张永锡在实践中不断改进和完善的成果。八页小书的详情介绍请阅看张永锡撰写的文章《时间管理必杀技 八页小书三日计划》。有意下载的朋友請猛击八页小书下载点获取两种八页小书模板。

收集完毕之后,可以将八页小书上的书写记录和心智图用Evernote的摄像头功能摄入Evernote里保存为数位信息,使用Evernote强大的OCR(光学字符识别)功能还可随时搜索摄入其中的印刷和手写信息。

除此之外,还可以使用Evernote的摄像头功能摄入保存任意资料。

1.7 超级简便的Evernote一键收集或者一个手势收集法

此法需要随用随调不驻内存的万能神器Candy配合一个简单的AHK脚本实现,AHK脚本的内容相当简单:

#NoTrayIcon
#SingleInstance Ignore
SetWorkingDir,%A_ScriptDir%
IfNotExist ahk_class ENMainFrame ;判断某进程是否存在
{
Run,EverNote.exe,, useerrorlevel
WinWait ,ahk_class ENMainFrame ;等待某进程出现
}
send,^!v
ExitApp

将上文的内容编译成一个AHK的脚本程序do_en.exe(Evernote软件群中有编译好的exe程序可下载),把编译后的程序放到你的Evernote软件所在文件夹里面即可。
然后把candy.ini中的这一行改成如下语句:
Longtext =C:Program FilesEvernotedo_en.exe
当然短文本Shorttext和其他内容也能照此修改。
搞定!以后不管Evernote是否已经开启都能一键收集或者一个手势收集资料。
使用时只需选中某段内容(内容中可以夹带图片)使用一个快捷键(比如F1键)就能直接收集入Evernote。
当然如果配合手势软件(比如StrokeIt)只要选中某段内容(内容中可以夹带图片)随手一拉即可实现将目标内容收集到Evernote。

关于Candy的使用方法和详细介绍请参详下面的文章:
入门教程(沙牛所书)
以简驭繁 弹指神通–超绝神器Candy小窥
高阶教程(Candy作者万年书妖亲撰)
Candy 自由操控选中的文本、文件、窗口
另外还有一篇Candy结合Evernote的收集方法《Candy下面的快捷收集

1.8 Evernote的Twitter收集法

使用Twitter配合Evernote收集信息请参详《Evernote + Twitter = Instant Memories》一文。

第二章 加工和组织 [返回目录]

加工和组织是GTD五大水平流程里的第二和第三个,一般来说使用数字工具实践GTD时,加工和组织两流程可以并行不悖的同步进行。

2.1 Evernote的GTD加工和组织方法

加工主要是利用Evernote网络端和电脑软件端的进行Stuff材料的加工处理,可以设置Evernote网络端和电脑软件端自动同步的时间间隔,也可以直接按电脑软件端的同步按钮或者快捷键F9实现快速同步。

打开Evernote电脑软件后,可按Tab键或者Shift+Tab迅速切换到Inbox笔记本的一则笔记条目的笔记本属性和标签属性(快捷键F3)输入信息,回车确认。

加工和组织实例和处理步骤:

0@@Inbox里头所有杂事中的第一条是“早上十点开会”

首先阐明实质并厘清行动叙述如下:

※加工步骤:按Tab键(或者单击鼠标)迅速切换到笔记条目的标题,将“早上十点开会”,修改为 “早上十点到十点半 召集小陈小刘小张 开重要紧急碰头会 择定营销方案”。

加工完毕接下来迅速组织,方法如下所述:

※组织步骤(先处理标签也行):然后按Tab键(或者单击鼠标),迅速切换到笔记条目的笔记本属性处,输入数字1,就可以把这条笔记移转到 1@Action_Work 内。按击F3快捷键(或者单击鼠标),就切换到笔记条目的标签属性处,输入英文字母O回车,就可添加上Office情境标签(当然也可以依事务重要程度的高低或者四象限法加上标签1、2、3、4)。其余条目均可以此类推。

2.2 使用Evernote区隔GTD的八大容器清单

Evernote的笔记本和标签功能极为灵便,可以灵活运用安排GTD任务清单。

2.2.1 日程表(行事历Datebook)

日程表是不可侵犯的圣域,只能记录特定时日的行动,宽松安排弹性最佳(机动灵活地安排其它事务)。例如定时的会议、某日必须完成的事务或者要用到的提醒信息。

2.2.1.1 Evernote行事历应用实践

第一种情况:每日例行事务和固定任务的处理

在4@Project/Datebook笔记本中建立一则笔记命名为!!每日例行事务和固定任务(标签设为ActionDay),记录每日习惯和定期惯例任务。完成每个行动之后在前头打勾,轮回打钩和取消打钩。另外特殊的周期性任务比如图中的1月1日(每隔70天更换一把新牙刷)的处置方法是更改或者增添下一个到期日(比如今天是12月4日,处在更换新牙刷周期内,而下一次更换日期是来年的1月1日填写截止日期1月1日即可,1月1日更换新牙刷后打钩,以后更改日期把再下一次的日期3月10日填入。)如下图所示:
[image]: GTD-Evernote
(图:一个行动日Actionday标签的两大作用)
第二种情况:今日必须完成的其它事务

如上图所示,把记录今日必须完成的其它事务(主要在1@Action_Work和2@Action_Personal笔记本里)的几则笔记的标签都设为ActionDay,表明今日就是行动日。

第三种情况:未来一年中的某些指定时日必须完成的其它事务

主要利用标签功能,为这些事务的笔记条目(在 4@Project/Datebook 笔记本里)分别按月份在父标签Bv.Calendar(Datebook)下面设置以下12个子标签以便收纳归类: 01January   02February   03March   04April   05May   06June   07July   08August   09September   10October   11November   12December
[image]: GTD-Evernote
(图:未来一年的行事历标签设定)
具体运用的时候,在杂事0@@Inbox里头切换到笔记本属性处输入数字4就可以把这条笔记移转到4@Project/Datebook笔记本中,然后再按击一下F3键(或者单击鼠标)就切换到笔记条目的标签属性处输入数字01~12回车即可。
例如:12月25日赠送家人圣诞礼物,按Tab键(或者单击鼠标)切换到笔记本属性输入4后自动移入 4@Project/Datebook 笔记本,再按F3键(或者单击鼠标)输入12回车即可设定12December标签。

2.2.1.2 Evernote结合谷歌日历(Google Calendar)的应用实践

第二种方案需要结合Google Calendar实现提醒。

首先在Google Calendar中设置默认的邮件提醒,即在邮箱中设置一个过滤器,将所有来自 calendar-notification@google.com 并且标题为Reminder转发到你的Evernote邮箱 (****@m.evernote.com) ,然后在任务到来那天的时候提醒邮件就会被转发到Evernote邮箱中,此时在Evernote中用Created:day source:mail.smtp搜索,很容易就能找到预先设定的任务提醒了。

此外还可以利用Google Calendar提供的邮件提醒或者短信提醒等功能。

2.2.2 “下一步行动”清单:根据情境分类

下一步行动的主体容器的构建笔者主要依据前贤圣哲所说的“君子三立”立功、立德、立言,权且见贤思齐设立了三个笔记本(当然也可以并成一个NextActions笔记本),分别如下:
[image]: GTD-Evernote
(图:下一步行动清单的容器)
1@Action_Work:工作事务的行动内容,主属于立功范畴。
2@Action_Personal:私人事务的行动内容,主属于立德范畴。
3@Action_Blog:个人创作时的所需资料和行动,主属于立言范畴。

下一步行动根据情境归类主要使用Evernote的层级嵌套标签(父子标签)功能实现,如下图所示:
[image]: GTD-Evernote
(图:下一步行动细分的情境标签和其它标签设定)
◆ 固定地点(特定地点才能进行的活动):Home、Office
◆ 移动跑腿(外出或购物活动):Errand、Journey、Shop
◆ 依赖工具的活动:Call、PC、Internet
◆ 人际沟通和议程活动:Boss、Mate、OthersPeople
◆ 阅读活动:Read
◆ 思考规划活动:Think

标签的设立原则是越简短简单越好,同时要尽量避免首字母重复出现,这样操作更便捷快速。
另外还可以给所有的下一步行动清单添加统一的标签next,批量设置next标签的方法如下:
例如选中1@Action_Work里面的一条笔记后,按Ctrl+A全选此一笔记本里头的所有行动,再按Ctrl+Alt+T会弹出一个指派标签界面,如下图所示输入next后连击两次回车即可。
[image]: GTD-Evernote
(图:标签next的批量处理方法图示)

2.2.3 一个“等待”清单

等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己(最好标明委派日期可用快捷键Ctrl+:快速添加),以便追踪和跟进交办事项的进度。等候期间可审时度势选择是否采取行动推动事态的发展。
等待清单条目笔记可以保存在Evernote里5@Wait/Someday笔记本里头,设置标签为Wait即可。相比需要时常查阅的“下一步行动”清单,等待清单只要根据需求隔段时间查看一下。

2.2.4 “项目”清单

一个下一步行动(单步行动)无法完成的任务都是项目(多步行动才能达成),需要列入项目清单以备提醒。
要理解项目清单只需厘清下面几个概念:
* 下一步行动=单步行动的任务
* 项目=愿景+目标+多个下一步行动的分步骤任务
* 项目清单=备忘的多个愿景目标的集合目录
Evernote笔记里头可以组织树形大纲结构的规划,还可以连接思维导图档案(快捷键Ctrl+K超链接语法:file:///思维导图的绝对路径),允许用户上传任意格式附加档案(比如直接夹带思维导图文件),极其方便。此外Evernote4.4版本还提供了方便好用的复制笔记链接(L)这种关联交通功能,支持笔记在Evernote应用平台内部和外部的互连互结,有助于内容讯息的互动沟通有效序化和通盘整合(类似Wiki维基模式)。
另外还提供手写笔记功能,从某种意义上来说Evernote应该是最接近纸面规划感觉的GTD工具之一了。
[image]: GTD-Evernote
(图:项目任务规划示意图)
“项目”清单和行事历任务都保存在4@Project/Datebook笔记本里头,可能有人会问是否会混淆不清难以一目了然呢,其实可以按一下标签栏位依次排序就很清楚了。另外,更好的方法是利用下一章检视搜索的技巧实现这一目的。

★Evernote使用小窍门★
Evernote本地文件的超链接语法(类wiki形式):file:///本地文件的绝对路径

2.2.5 项目支持资料

项目支持资料只是支持项目行动和决策的辅助信息,不是项目的行动,也不是项目提示。
项目支持资料可以和下面提到的参考资料一起存储到Evernote里,可按主题或题目加以分类组织整理(此时项目就成了索引)。较之参考资料,用于保障项目正确顺畅进展的项目支持资料需要更为频繁的适时查阅。
Evernote的标签可以多维度多视角的描述内容,可以标注小分类,也可以很方便的将大分类中的不同资料联结到一起。
例如笔者撰写这篇教程时,把几个关于Evernote和GTD方面标签的参考内容一起移动到3@Action_Blog里,缩小范围便于搜索和查阅。

2.2.6 参考资料

不需要执行任何行动的具有潜在价值的纯粹资料(备查效用),可以归档到各种资料存储系统。
通过主动阅读、评估价值、收集重点、掇菁撷华的方式将一些有用的资料归置Google Reader、Evernote、Wiz之类的资料归档系统,以便日后含英咀华。三者均有强大的Tag功能可以使用,此外,善用Google Reader的Email电子邮件功能或者“发送到Send to”功能可以很方便的将重要资讯移转到Evernote中加以精细批览札记。

参考资料的分类标准因人而异,于此介绍一种从知识使用角度纳为四种类型的知识分类法(如下图所示):
[image]: GTD-Evernote
(图:参考资料归档方法图示)
图注说明:笔者撰写此文时所用是Evernote3.5版,新近更新的Evernote4.1中文版本已然提供层级笔记本功能,对于构建GTD行动提醒系统和参考资料的划分归档系统二者均是大有裨益。
■ 事实知识(Know-what):笔者细分为Applications应用资讯、Blog资讯、Health健康资讯、Literature文学知识、Contact & Diary晨间日记和人脉管理信息(其中收到的名片可以直接用Evernote拍下来保存以便检索)
■ 原理知识(Know-why):Productivity生产力资讯知识
■ 技能知识(Know-how):Skill自我和组织机构积累内化的技能经验知识
■ 人力知识(Know-who):KnowWho他人的隐含经验类知识

事实知识(Know-what)和原理知识(Know-why)两大类属于可确知显性知识,技能知识(Know-how)和人力知识(Know-who)属于不易察知挖掘、难以估值掌握的隐性知识。笔者认为个人能力的提升和社会的进步关键取决于由后者即隐性知识。
对于参考资料Evernote里头可以设置两个保存搜寻条件:
♢ 尚无标签的笔记名称No Tags:查询语句-tag:*
♢ 妙文摘要笔记名称z(摘录妙文或灵感札记):查询语句tag:”z”

信息时代资讯为王,摒弃被动接受信息的疲劳轰炸转而主动抓取于己有益有效的资讯必将成为现代人益发重要的一项关键性技能。掌握资讯管理知识,也是培养洞察力的一个重要途径。

关于如何掌控提炼资讯可以参详GTD Life博主邹鑫所撰的浅阅读时代的知识管理系统系列文章。
GTD Life博主邹鑫也是风行国内、洛阳纸贵的《小强升职记》的作者,一名可钦可敬的时间管理达人。
《小强升职记》一书的出炉也是邹鑫应用GTD方法于工作之余抽时间撰修而成的,《小强升职记》个人观感是虽无突出创见,不过这种目标客户样板式的写作手法从颇为独特的视角切入,深入浅出的阐释了GTD的理论和相关实践。此书娓娓道来的鲜活笔触将枯燥的GTD理论轻松解构,可以称得上是“本土化”最为成功、实战性超强的事务和时间管理学教材(就是书名有点让人摸不着头脑,哈哈)。

2.2.7 一个“将来/也许”清单

这是你的梦想清单,即当前不能采取行动但日后可能会有所行动的资料和提示信息,其内容来源于收件匣、创造性的想象力、提升高度重估当前进行中的项目清单(项目停滞不前或限于精力暂时割舍)。
可以保存在5@Wait/Someday笔记本里头,可以使用下一章提到的六个高度愿景规划来实现你想要达成的梦想,倾听内心的声音,立足现在,放眼未来。
[image]: GTD-Evernote
(图:六个高度的愿景规划设定和晨间日记以及人脉管理)
图中Contact & Diary笔记本主要记载人脉管理和晨间日记
人脉管理的标签主要是Friend(朋友以及联系人资料)和Keyman(关键的伯乐人物) 。
晨间日记有助于每日检视自己的所作所为。

六个高度的愿景规划如下:
▪ 5万英尺+:人生终极目的和原则(面临重大变化和转折时检视Life)
▪ 4万英尺:3~5年的展望(建议每年检视Vista)
▪ 3万英尺:1~2年的目标(建议每季检视Year)
▪ 2万英尺:责任范围(建议每月检视Duty)
▪ 1万英尺:当前的项目(建议每周检视Goal)
▪ 跑道:下一步行动(建议每日检视Quotidian)

数字1、2、3、4标签主要用来表明事务的重要程度或者四象限划分法,也可以使用MITs(Most Important Tasks)等英文替代1、2、3、4加以细分。
除此之外,将来和也许略有差别,将来清单更倾向于志向,需要做的成分多,也许清单则偏重于兴趣(有些内容的性质比较接近于参考资料),可以使用Maybe标签标注也许清单的内容。

2.2.8 垃圾桶

Evernote所有已然完成的行动或者可能不再需要的笔记条目都可按Delete键丢到Evernote的废纸篓里。丢入废纸篓里的条目便无法通过搜索Tag等属性找到丢弃的行动或者条目,这对GTD来说简直是妙不可言的功能。当然废纸篓里的条目也可以加以清除。
[image]: GTD-Evernote
(图:Evernote的废纸篓即是GTD里头垃圾桶图示)

2.3 核查清单(Checklists):创造性的提示

根据你的需要大胆地创建各种类别的核查清单(查漏补缺的列表),主要用于核查缺漏以及保持控制。
详细核查内容可以记录到Evernote任意一则事务笔记内文里头,是否需要设立可视情况而定。

第三章 检视回顾 [返回目录]

3.1 检视

检视其实是信息反馈能力的表征,可以是一般意义上的查看还可以是深层次的洞察。

3.1.1 Evernote自带的检视三大法宝笔记本和标签以及搜索框

检视最为简单当然是使用上文提到的Evernote的笔记本和设定的标签。
除此之外,也可以利用Evernote软件端和网络端提供的搜索框实现。
例如Evernote软件端可以按一下快捷键F6快速进行即时搜索(实时搜索),如下图所示:
[image]: GTD-Evernote
(图:Evernote自带的搜索框)
Created:day tag:next(今日创立的带next标签的任务)
还可搜索:
tag:home(所有带home情境标签的下一步行动)
tag:office(所有带office情境标签的下一步行动)
todo:false(未完成的待办事项条目)
todo:true(已完成的待办事项条目)
todo:*(待办事项条目)
tag:2 todo:false(所有重要程度为2级且未完成的待办事项条目)
intitle: 搜寻标题(快速查询包含所搜寻标题字眼的笔记)
……
上述的搜索内容除了搜索全部笔记之外,还可以切换到个别笔记本里查探搜索。
诸如此类的笔记标题、标签或者内容等的搜寻些语句都可以利用Evernote创建保存搜索的功能保存下来,下次就不必输入直接点击保存的搜索即可。
Evernote搜索语法的详细用法请参照Evernote的帮助文档。
另外,Evernote的网络端也支持此类搜索。

3.1.2 Evernote借力Google、Bing、Yahoo等搜索引擎自行打造的个性化并行搜索

安装Evernote推出的Clip to Evernote官方扩展即刻实现。
https://chrome.google.com/extensions/detail/pioclpoplcdbaefihamjohnefbikjilc
例如搜索所有的下一步行动只需在图中Google搜索输入框里头输入tag:next,如下图所示:
[image]: GTD-Evernote
(图:Evernote借力Google搜索)
Clip to Evernote官方扩展更多功能的具体运用请参见善用佳软的文章《Evernote Chrome Extension 升级:更智能, 更好用》。
除此之外还有一种更为简便的自定义搜索方式请参见《通过Chrome搜索你的Evernote笔记》一文。

3.1.3 ALTRun配合Evernote网络端实现检视

ALTRun快捷项设定如下:
命令行语句https://www.evernote.com/Home.action?hash=#v=t&b=0&x={%p}
参数类型选择最后一项

[image]: GTD-Evernote
(图:ALTRun配合Evernote网络端快捷项目设定示意图)

使用时候可在小巧的关键字输入框内输入tag:pc,tag:boss等语句。
[image]: GTD-Evernote
(图:带自动记忆和匹配功能的ALTRun关键字输入框支援Evernote网络端搜索图示)

3.1.4 ALTRun配合Evernote软件端实现检视

ALTRun除了能配合Evernote网络端实现检视,还能使用Evernote软件端的脚本功能实现快速检视。
ALTRun快捷项设定如下:
命令行语句@g:/Program Files/Evernote/ENscript.exe showNotes /q {%p}
参数类型选择第二项参数无编码
[image]: GTD-Evernote
(图:ALTRun配合Evernote软件端快捷项目设定示意图,因目前版本Evernote的机制变动现请选择第二项参数无编码。)

使用时可以利用ALTRun的记忆和自动匹配功能免去一些繁琐的输入,如下图所示:
[image]: GTD-Evernote
(图:带自动记忆和匹配功能的ALTRun关键字输入框支援Evernote软件端搜索图示)
ALTRun的记忆和自动匹配功能可以帮助Evernote实现快速搜索情境等标签

快速筛选定位技巧:ALTRun快捷项目设置(参数类型选择第一项:无参数)
情境标签等:
今日待办 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:A
传讯息打电话 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:call
外出差事 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:errand
在家里 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:home
联网状态 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:in
游历旅行 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:journey
办公室 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:office
用电脑 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:PC
阅读回顾 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:re
购物单 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:shop
思考规划 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:think
等待中。。。 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:wait
下一步行动 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:n
关键人物 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:keyman
将来可能 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:may
摘录札记 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:z
撷取剪贴板 C:\Program Files\Evernote\Evernote.exe /Task:PasteClipboard
截屏 C:\Program Files\Evernote\Evernote.exe /Task:ClipScreen
摄像笔记 C:\Program Files\Evernote\Evernote.exe /NewWebCamNote
新建笔记 C:\Program Files\Evernote\Evernote.exe /NewNote
手写墨迹笔记 C:\Program Files\Evernote\Evernote.exe /NewInkNote
路径文件导入 C:\Program Files\Evernote\Evernote.exe {%c}
启动同步 C:\Program Files\Evernote\Evernote.exe /Task:SyncDatabase
一月 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:01
二月 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:02
三月 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:03
四月 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:04
五月 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:05
六月 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:06
七月 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:07
八月 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:08
九月 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:09
十月 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:10
十一月 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:11
十二月 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:12

项目事功脉络类目:
未竟项目 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q todo:false
已完项目 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q todo:true
全部项目 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q todo:*

职责范围 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:duty
年度计划 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:year
远景展望 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:vista
生命转弯的地方 @C:\Program Files\Evernote\ENscript.exe showNotes /q tag:life

3.1.5 Launchy配合Evernote

Launchy配合Evernote实现检索的缺点在于没有记忆功能,相比ALTRun效率稍低。
Launchy配合Evernote的配置如下图所示:
[image]: GTD-Evernote
(Launchy配合Evernote的配置设定图示)

3.1.6 Evernote百宝箱里的桌面同步便笺Sticky Notes

Evernote开放API,且提供了详尽明晰的开发文档范式说明,使得外部合作者得以依托Evernote的开放平台,低成本高效率的开发精彩纷呈的生产力效率工具及商品,共同推动整个生态系统和商业文明的良性演化。诚所谓众人拾柴火焰高,时至今日,推行开放平台战略的Evernote百宝箱中已经簇集了数目可观的周边产品,品目繁多功能各异,其间颇多让人眼前一亮的佳构精品。
喜欢使用便笺的朋友可以试试百宝箱里头的这款Sticky Notes桌面小便笺,简洁醒目,便捷稳妥,可以将其作为Evernote笔记的一个快捷通道,可以记录日常的工作日志和零碎事项,支持单向同步到Evernote存档候查,完全可以取代电脑屏幕边上那些花花绿绿有碍观瞻的即时贴!

3.2 回顾

回顾其实是检讨和审查生活的反馈自省活动。
Evernote里头可以借助保存搜索功能实现,如下图所示:
[image]: GTD-Evernote
(图:Evernote保存搜索功能有助检视任务和资料)
名称@NextAction
查询语句tag:next created:day
名称@Projects项目
查询语句todo:false
名称@本月回顾检视
查询语句created:month
名称@今日回顾
查询语句created:day
名称@每周回顾检视
查询语句notebook:”4@Project/Datebook” created:day-7
名称@去年今日(家人朋友命运遇合日)
查询语句created:day-365 -created:day-364 tag:fetch
名称@三个月回顾
查询语句created:day-90
名称No Tags
查询语句-tag:*
名称Z(摘录妙文或灵感札记)
查询语句tag:”z”

第四章 执行行动 [返回目录]

常言道:磨刀不误砍柴工。不遗余力、精益求精的磨练GTD工具固然无可厚非,只是不要过于耽溺其间,以免舍本逐末,变成只磨刀不砍柴。
须知GTD是实践性极强的活动,讲求的是知行合一,关键在于执行行动。绝不可磨断了“刀”,“柴”却没砍几下。
千万记得GTD的精髓在于持之以恒的关注积极的结果并不断采取后续行动(GTD的本质原理是趋累性的情感激励行动机制)。
博采约括,慎思明辨,聚焦行动,矢志笃行,把握当下,尽管去做!

第五章 使用Evernote实践GTD的优劣之我见 [返回目录]

使用知识管理工具Evernote实践GTD的最大好处在于:可以将所有杂事整合汇聚到一个工具里头,不必另外寻求其它软件。以简驭繁,操控如意。

另外Evernote的诸多强大功能可以灵活多变实现各种需求,譬如Evernote具备加密任意内容功能、OCR(光学字符识别)辨知图片中的文字和图形功能、强悍的拖曳和分类管理功能等,简单的例如复杂任务的规划等方面都令一般的GTD工具难以望其项背。

使用Evernote实践GTD的劣势在于定时提醒的实现比较麻烦,另外Evernote2.x版本已然具备的复制笔记功能被取消实为憾事殊属可惜(Evernote4版本已恢复此功能),这个功能对于实现多样化的任务模板颇有助益,目前只能借助ALTRun的记忆功能或者Evernote自带的导放功能变相实现。

附:文章更新历史

2012-05-22:增加第一章1.4 无网络情况下的杂事收集的另外一个方法。
2012-04-26:增加第三章一小节3.1.6 Evernote百宝箱里的桌面同步便笺Sticky Notes

2012-02-16:增补3.1.4 ALTRun配合Evernote软件端实现检视部分内容。
2011-09-09:用户可上传任意格式的附加档案夹带在笔记中,例如Office系列文件和心智图(思维导图)文件等。
2011-06-20:更新第三章一小节3.1.2 Evernote借力Google、Bing、Yahoo等搜索引擎自行打造的个性化并行搜索。
2011-06-19:按F3快捷键填写标签。
2011-06-16:Evernote4.4版本提供了笔记的复制笔记链接(L)这个关联交通功能支持笔记在Evernote软件内部和外部的互连互结有效序化整合管理(类Wiki维基模式)。
2011-06-15:Evernote4.4版本提供了复制笔记(C)功能,可以更方便的定制GTD & ToDo / Task等诸多情境笔记。
2011-04-20:增补万年书妖关于Candy结合Evernote的收集方法文章链接《Candy下面的快捷收集》。
2011-02-28:善用佳软兄设定的八页小书下载点,请有需要的朋友点击链接下载两种八页小书模板。
2011-01-05:增补2.2.4 “项目”清单小节加入Evernote本地文件的超链接语法部分内容。
2011-01-02:1.8 Evernote的Twitter收集法。
2010-12-28:1.7 超级简便的Evernote一键收集或者一个手势收集法(感谢Candy作者万年书妖提供)。
2010-12-23:有意下载纸笔GTD系统八页小书模板的朋友暂請加Evernote软件讨论QQ群96211354到共享中下载两种八页小书。
2010-12-22:应读者所请加入飞鱼的声纳网友使用Evernote在手机上的应用例子链接。
2010-12-20:经两次修订,首次发布。
2010-12-04:初稿。

GTD系列教程1:GTD精义和待办事宜服务Toodledo实践

[xbeta注] 本文由塞壬兄赐稿。与《神逸之作:国产快速启动软件神品ALTRun》一样,又是一篇长文,并且只是系列的首篇。除技术讨论外,也欢迎读者就“善用佳软是否应涉及GTD”发表意见和建议。

[摘要] 本文按照《Getting Things Done——无压工作的艺术》的章节顺序行文,平行介绍Toodledo的应用。相当于“读书摘要+软件应用心得”。

[目录]
第一章 GTD简介
1.1 GTD是什么
1.2 实践GTD的意义
第二章 搜集(Collect)
2.1 何谓杂事和收件匣
2.2 为什么要搜集杂事
2.3 心境如水(mind like water)的喻义
2.4 收件匣的种类
2.5 搜集杂事到Toodledo服务
2.5.1 Toodledo服务自带快捷键支持N键快速输入杂事
2.5.2 Toodledo支持浏览器插件收集杂事
2.5.3 最为方便的ALTRun或者Launchy工具量身定制的收件匣
2.5.4 Toodledo可以应用的其他工具
2.6 搜集的瓶颈
第三章 加工(Process)
3.1 加工的方法
3.2 加工的要诀
3.3 加工的成果和相应处理
第四章 组织(Organize)
4.1 容器(清单)分类和界限
4.1.1 日程表
4.1.2 “下一步行动”清单:根据情境分类
4.1.3 一个“等待”清单
4.1.4 “项目”清单(标杆旗帜)
4.1.4.1 项目清单的划分创建
4.1.4.2 项目的相关想法
4.1.4.3 项目任务的细化处理
4.1.4.4 复杂项目的规划工具
4.1.5 项目支持资料
4.1.6 参考资料
4.1.7 一个“将来/也许”清单
4.2 核查清单(Checklists):创造性的提示
第五章 检视回顾(Review)
5.1 时常适时、适当的检视,首先看一看你的日程表,然后看一看你的行动清单
5.2 每周回顾(Weekly Review)的重要性和时机
第六章 执行行动(Do)
6.1 确定某一时刻具体行动的“四标准法Four-Criteria Model”
6.2 评估每日工作的“三分类法Threefold Model”
6.3 总体检讨审查工作和生活的“六个高度检视法Six-Level Model”
第七章 GTD总结
第八章 GTD和习惯养成

序言:
琐事缠身,不胜其烦,案牍劳形,困心横虑,时间似乎永远不够用,焦头烂额,筋疲力尽,压力重重,寝不安席,甚至每个黎明都是噩梦的肇始?
日程表上排的满满当当,突发事件总是不期而至,接踵而来,害得你手忙脚乱,顾此失彼,忙忙碌碌了一整天,却颓然发现劳而无功一无所成,仿佛陷入深不见底的泥潭,越是挣扎越是无法自拔?
想要寻求超脱困境拔出泥潭的办法么,试试GTD!

第一章 GTD?

1.1 GTD是什么

GTD是戴维•艾伦在风靡全球的经典畅销书 《Getting Things Done——无压工作的艺术》中推演出来的一套事务和时间管理方法及体系。

简而言之GTD就是把藏匿在大脑内的所有未尽事宜统统迁出移入到一个可靠的外在体系(由行动提醒系统和资料归档系统构成)中加以精确省心简单易行的直接管理

GTD的流程:搜集(Collect)生活中所有悬而未决的杂事(即未尽事宜);然后对这些杂事(即未尽事宜)进行预判并加工处理(Process)出行动;对这些行动进行组织整理(Organize);以便检视回顾(Review);最后付诸实施(Do)。究其根本五大流程形成了一个自激循环的正反馈闭环管理系统

GTD所需技能的辨析:搜集(记录能力)、加工(预期判断能力)、组织(分类归纳能力)、检视回顾(反馈自省能力)、执行(直觉选择能力)。显而易见,GTD所需的底蕴能力是你早已掌握的粗浅简单的技能,实践GTD只需改变行为模式而不必学习新的技能

1.2 实践GTD的意义

通过自下而上的方法轻松自如的提升到一切就绪、心境如水(mind like water)的巅峰境界,应对资讯和时间越来越碎片化的时代趋势和挑战,全面掌控生活,搞定工作,实现梦想,获取幸福。

实践GTD并非弃绝一切,而是让你在混沌无序中保有灵识清明、心境通透。中国的戒持禅定,印度的瑜伽冥想也能获得类似的状态,GTD则讲求工具和方法。

Toodledo是最佳的待办事宜服务之一,下面将介绍如何使用Toodledo实践GTD。
[image]
(搜集配图意象:塞积杂事的容器不是大脑而是合适的收件匣)

第二章 搜集(Collect) [返回目录]

搜集就是巨细靡遗点滴不漏的收集杂事(即未尽事宜)投入收件匣。

2.1 何谓杂事和收件匣

杂事:所有进入我们精神和现实世界引发关注、悬而未决、搅扰思虑、牵扯精力的事,包括实物(资料、物品)及意念(自我的心念、上司的指令、对人的承诺等)之事,统称为“杂事”(佛法上称之为缠缚铭印)

收件匣:用于放置杂事的工具或容器。

2.2 为什么要搜集杂事

人是能思想的芦苇,可是芦苇过于纤弱,大脑一旦承载了太多的杂事,就会排挤掉真正有意义的思考,徒然损耗精力。神经科学“双任务干扰”理论表明即便只是同时考虑两项非常简单的事务,大脑处理信息的效率就会严重下降。将杂事搜集起来存放到收件匣里以清空大脑,使人得以心神合一、专心致志,藉此方能气定神闲、从容高效的提升决策的品质和做事的效率。

2.3 心境如水(mind like water)的喻义

应无所住而生其心 ——《金刚经》

如果人心是一汪池水,杂事则是丢入其间的一块块石头。不要让小石头掀起滔天巨浪,也不要让大石头不生一丝涟漪悄无声息的下沉。

心境如水,适度回应,切莫过激,也不可置之不理。

如果你的大脑中空空如也,总是处于一切就绪的状态,它就会向一切事情敞开大门。

2.4 收件匣的种类

有很多工具,无论其科技含量的高低,均可用于收集杂事。下面列出的几种工具可以用于捕捉想法和从外部获取的资料,不妨善加择取选用:

– 实体(塑料、木制、金属等)工作篮
– 纸制记事簿
– 电子记事簿
– 录音设备
– 电子邮件

2.5 搜集杂事到Toodledo服务

首先需要到Toodledo网站获取一个账号,便可使用: http://www.toodledo.com/

2.5.1 Toodledo服务自带快捷键支持N键快速输入杂事

开启快捷键功能(到Toodledo服务左侧导航列中点击【Account settings】进入,选择【Keyboard Shortcutst】点击编辑后勾选Enable Keyboard Shortcuts 即可启用快捷键功能)之后,可以按N键快速增添任务,随后按击Tab或Shift+Tab迅速切换各字段输入属性。
遇到带下拉框的属性,可用方向键进行快速输入。

2.5.2 Toodledo支持浏览器插件收集杂事

例如Firefox插件支持快捷键Ctrl+Alt+A直接添加任务。
谷歌chrome浏览器可以选择以下扩展套件: https://chrome.google.com/extensions/detail/ballhmoamkbbfadiealjmgmhbbnellbc?hl=zh-cn
其余浏览器也有类似插件,请自行搜寻,恕不赘述。

2.5.3 最为方便的ALTRun或者Launchy工具量身定制的收件匣

Toodledo支持开放API,应用极多,非常灵活,介绍一种利用邮箱中转方式定制的行云流水一般的收件匣。
GTD难以贯彻执行的瓶颈之一在于方便高效的收集,ALTRun可以帮助GTD服务打造一个快速收件匣,迅速收集稍纵即逝、吉光片羽般的奇思妙想和碎碎念(也就是GTD中的Stuff),清空大脑。
——念起即觉,觉已成空,空明本心,心境如水。
ALTRun(Launchy也能用)为例,需新建一个ss.vbs实现,语句如下:

Set iMsg = CreateObject(“CDO.Message”)
Set iConf = CreateObject(“CDO.Configuration”)
Set Flds = iConf.Fields
schema = “http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/”
Flds.Item(schema & “sendusing”) = 2
Flds.Item(schema & “smtpserver”) = “smtp.gmail.com”
Flds.Item(schema & “smtpserverport”) = 465
Flds.Item(schema & “smtpauthenticate”) = 1
Flds.Item(schema & “sendusername”) = “EMAILADDRESS”
Flds.Item(schema & “sendpassword”) = “PASSWORD”
Flds.Item(schema & “smtpusessl”) = 1
Flds.Update
With iMsg
.To = “Toodledo-EMAIL”
.From = “EMAILADDRESS”
.Subject = wscript.arguments.item(0)
.HTMLBody = message
.Sender = ” ”
.Organization = ” ”
.ReplyTo = ” ”
Set .Configuration = iConf
SendEmailGmail = .Send
End With
set iMsg = nothing
set iConf = nothing
set Flds = nothing

其中需要注意的是:
Flds.Item(schema & “sendusername”) = “EMAILADDRESS”
Flds.Item(schema & “sendpassword”) = “PASSWORD”
需要将EMAILADDRESS改成自己的常用邮箱(比如Gmail),PASSWORD改成邮箱密码。

而下面的两行语句:
.To = “Toodledo-EMAIL”
.From = “EMAILADDRESS”
EMAILADDRESS和上面一样改为同一个常用邮箱(比如Gmail)。而Toodledo-EMAIL需要到Toodledo服务左侧导航列中点击【Tools & Services】进入,选择【Email import / Export】开启Email Service服务,复制里头的私密邮箱地址填入。
将此ss.vbs右键发送到ALTRun中制成一个快捷项目,参数类型选择第二项参数无编码便可告成功。
使用时热键呼出主界面,敲入ss,即可打开一个轻巧的输入框直接向Toodledo服务中添加任务,Remember The Milk服务也能照此设定实现任务的快速收集。

此外,利用ALTRun软件的记忆功能,可以设定多个输入模版。

2.5.4 Toodledo可以应用的其他工具

3C产品上的Toodledo客户端软件。
例如手机上的Got to do软件或者iphone上的客户端软件也能随时搜集和查看。

2.6 搜集的瓶颈

(1) 每一个悬而未决的杂事都必须存储于你的收集体系之中,而不是在你的大脑里。
(2) 你应该尽可能地控制收件匣的数量,越少越好、够用即可。
(3) 你必须定期清空这些收件匣(即下一章的加工)。
[image]
(加工配图意象:辨知下一步行动方向的指南针)

第三章 加工(Process) [返回目录]

加工就是把杂事提炼出提示(让你在下一步行动时找得着北)。
具体来说是事先研判前一阶段搜集到的“杂事”的实质,处理出可供执行的行动提示。

3.1 加工的方法

凡事预则立,不预则废。
加工的方法就是判明界定“杂事”的实质后自问自答达成愿景或成果的下一步行动是什么。
一般的杂事只要花几秒钟思考就能得出下一步行动。
再深入一步提升视点到纵向控制的项目规划方法:通过判定目标(Why)、展望结果(What)、网罗构想(How)、整理规划、明确方案5个不同的阶段步骤找出下一步行动的自然式计划法(一种前衔后接、倒转灵活、综合完备的思维模式)。
比照两者,我们会发现加工方法和自然式计划法一样都是以结果愿景为导向解决问题的方法,只是作为项目规划方法的自然式计划法更加深入。
大体上80%以上的直线型任务只要略作思考就可得知下一步行动,15%的项目只要简单的借助辅助手段,比如心智图、文字处理软件稍加记录即可,只有5%重大复杂的项目任务需要通盘筹算。

3.2 加工的要诀

▪ 从头到尾:清空收件匣按照从一端到另一端(电子邮件建议后信先办)顺序处理杂事, 逐一处理,不避不拖。
▪ 一次一事:专心致志心无旁骛的判断手上的这一件杂事的实质,不要同时考虑收件匣中的下一件。
▪ 预留时间:清空收件匣时会遇到两分钟内可以解决的事情,需要预留宽裕的时间。
从头到尾原则指要平等对待所有杂事,一次一事则指要专注于每一件杂事。

3.3 加工的成果和相应处理

加工完毕后你会发现有两种情形。
第一种是无需付诸行动的杂事,一般可以分为三类:
☆ 没用的垃圾trash
★ 待孵化的项目(即备忘提示) items to incubate
★ 参考资料reference material
无法付诸行动的杂事的处理方法是:丢弃没用的垃圾(能舍方能得),归档参考资料,将待孵化的项目列入 “将来/也许”清单,也可以写入日程表或者备忘录。
第二种需要付诸行动的“下一步行动Next Action”提示(即行动提示)
需要付诸行动的杂事需要加工处理成明确具体的可供执行的行动提示,一旦你厘清了下一步行动的叙述决定了行动,你就会面临着3种选择:
※ 立即执行(2分钟内可以搞定的事情)
※ 委派他人(转交任务给更适合的执行者)
※ 推迟执行,把任务放在你的组织系统中以后再完成(行动提示按情境归类加入下一步行动清单中以便批次处理)
当你扔掉一大堆垃圾,归档一大摞资料,落实大量的两分钟行动,并把相当数量的事务移交他人处理。最后,你手头留下的就是一堆需要你尽快付诸行动(ASAP)的行动提示,将来或者指定时日的备忘提示,还有那些委派别人后需要你跟踪的任务。“杂事”中的剩下的事务是由“委派他人”和“推迟执行”的行动组成的。这些任务还需要进一步组织分类,以更好地纳入管理系统,下一章将对这一过程进行解说。

小贴士:ALTRun联合Timer打造桌面两分钟倒计时循环闹钟,可以利用以下语句添加快捷项:
“C:\Program Files\Timer\Timer.exe” rep2 两分钟倒计时循环闹钟
除此之外还可以设定各种事件倒计时提醒,具体方法请参详拙文《神逸之作:国产快速启动软件神品ALTRun
两分钟法则只是个指导性原则,可以根据时间的松紧放宽到每5分钟,或者缩减到每1分钟甚至更少。
[image]
(组织配图意象:玩转几个收纳盒)

第四章 组织(Organize) [返回目录]

组织即分门别类的安放提示。
展开来说组织就是甄别加工所得的提示合理的收纳整理到由几个界限分明的容器(清单)组成的逻辑体系里面,架构出一个合乎自己需求的行动提醒系统。
需要注意的是加工(Process)和组织(Organize)可以并行不悖的同步进行,而非相互割裂、各自独立。

4.1 容器(清单)分类和界限

从组织整理的角度来看,需要跟踪和管理的事情可以分为7大类。
▪ 一个“项目”清单
▪ 项目的辅助资料
▪ 记录在日程表中的行动和信息
▪ “下一步行动”清单(一个或按情境分多个)
▪ 一个“等待”清单
▪ 参考资料
▪ 一个“将来/也许”清单
关键是要做到泾渭分明(保持界限)如果你把应该列在日程表中的工作(因为这些事情必须在指定时间或日期完成)写在“下一步行动”清单中,你就会丧失对日程表的信任,转而频繁反复浏览行动清单,以免漏掉这个工作。如果有一件工作你暂时还不想考虑实施,那么它就必须归入“将来/也许”清单,这样你才能在浏览“项目”清单的时候,全神贯注地考虑具体的行动计划。如果你把委派他人办理的事情放在你的某个“下一步行动”清单中,你在执行这个清单的时候,会因这件委派之事引起无意义的思考而造成不应该的停顿。如果你将需要阅读这个“下一步行动”的阅读资料和庞杂巨量的参考资料(备查效用)混淆不清,你就会无所适从拒绝阅读。

4.1.1 日程表

日程表是不可侵犯的圣域,只能记录对时间有刚性要求(特定时日)的行动,宽松安排弹性最佳(机动灵活地安排其它事务)。
例如定时的会议、某日必须完成的事务或者要用到的提醒信息。
Toodledo有自带的日程表,也可以和谷歌行事历(Google Calendar)结合使用。

4.1.2 “下一步行动”清单:根据情境分类

[image]

下一步行动少于25个可以不分类,否则请依据情境归类,情境归类的原则是宁少勿多、符合实情、够用就好。
◆ 固定地点(特定地点才能进行的活动):家(比如整理衣柜)、办公室、健身会所等
◆ 移动跑腿(外出或购物活动):超市、商店等
◆ 依赖工具的活动:电话(最好同时注明事项和电话号码)、计算机等
◆ 人际沟通和议程活动:老板、同事、下属、配偶、孩子、经常出席的会议等
◆ 阅读活动:阅读资料、财务报表等
◆ 限于时间和精力的活动:五分钟、一刻钟、30分钟、两小时、很累时等
◆ 思考规划活动:任何地方
按情境分类的好处在于便于查看和批次处理,通常转换情境会耗费额外的精力。
Toodledo服务里用英文标注情境操作更便捷,比如Home(家)、Errand(跑腿)、Call(电话)、PC(计算机)、Boss(老板)、Mate(伴侣)、Wife(妻子)、Read(阅读资料)、Anywhere(任何地方)等等,只需输入一两个字母就能搞定。

4.1.3 一个“等待”清单

等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己(最好标明委派日期),以便追踪和跟进交办事项的进度。等候期间可审时度势选择是否采取行动推动事态的发展。
可以将之视为一种特殊的情境,在Toodledo的情境Context视图下创建一个等待清单Wait,相比需要时常查看的“下一步行动”清单,等待清单只要根据需求隔段时间查看一下。

4.1.4 “项目”清单(标杆旗帜)

一个下一步行动(单步行动)无法完成的任务都是项目(多步行动才能达成),需要列入项目清单。
项目清单只是一个备忘的愿景目标列表(形式简单如同目录),起到旗帜的标杆引领作用,凭借它来把握方向,宏观控制各个项目的进度。

4.1.4.1 项目清单的划分创建
一般来说不必细分,保持一个目录列表样式即可。当然也可以按工作事务和私人事务划分,或者按健康、财务、学习、生活、事业、人脉、技能等分门别类划分,这里介绍一种按项目生命周期的划分方法:
首先在Toodledo里建立Someday、Pool、Project、Oishi、Action五个文件夹(Folder)。
Someday:“将来/也许”项目清单(当前不会做的状态)
Pool:任务缓冲蓄水池(从Someday中接引来尚未泄导到Project和Action的项目,即将开始规划状态)
Project:当前正在推进的项目(分解规划状态)
Oishi:当前阶段推进中的重要项目(Oishi日文是大石头的意思,主线任务)
Action:马上可以付诸行动的任务(下一步行动状态)
三千弱水,只取一瓢(Action)饮,这样的划分法面临许多项目时有助于高效专注的迅速分解,减轻压力。

4.1.4.2 项目的相关想法
可以用Toodledo的Note(备注)纪录和组织关于项目的想法,一旦发现某些想法已然陈旧过时毫无用处即可删除。

4.1.4.3 项目任务的细化处理
Toodledo里的Note、Folder、Context、Goal、Tag、Subtask都可以用来分解规划项目任务,可以灵活选用进行具体的细化处理。
(1) 利用Note分解处理
例如任务是选购一台苹果电脑笔记本。可以在Note里写下两条,第一条上网查询型号性能价格(单步行动),第二条到卖场购买笔记本(单步行动)。当然,除此之外Note中也可纪录一些相关想法。
完成第一条之后可以在前面加上一个标注符号或者用分割符和第二条区隔开来。
(2) 利用标签Tag分解处理
可以把任务选购一台苹果电脑笔记本以及分解出来的两步上网查询型号性能价格、到卖场购买笔记本的标签Tag都设为apple。点选apple标签就可以看到任务和完整的步骤,完成的打钩即可。
(3) 利用子任务Subtask(Pro版功能)

4.1.4.4 复杂项目的规划工具
工具一、利用Toodledo服务提供的的打印小手册功能
可以把任务清单打印出来直接用笔规划修订,再把内容反馈回Toodledo服务。
[image]
工具二、奇妙的八页小书(纸笔随身GTD系统)
八页小书是个令人叫绝的GTD系统(集收件匣、行事历、情境清单、等待清单、项目规划等诸多功能于一张A4纸),灵活方便的随身工具,可以利用里头的空白页绘制思维导图进行项目的规划,还可以将八页小书上的纪录和心智图直接用手机拍下传到Evernote里。
[image]
工具三、极端繁琐复杂项目的规划可以借助Evernote辅助实现
实际上除了规划极端繁琐复杂项目之外,Evernote也完全可以打造成一个集GTD系统和资料归档系统(两大系统)于一体的强大系统。如下图所示:
[image]
Evernote可以创建保存搜索便于项目的每周回顾检视
名称@周回顾检视:查询语句notebook:”5 @ Project Plans” Created:day-7
另外今日的回顾检视创建保存搜索
名称@今日回顾:查询语句Created:day

4.1.5 项目支持资料

项目支持资料不是项目的行动,也不是项目提示。它只是支持项目行动和决策的辅助信息,可以和下面提到的参考资料一起存储到同一个资料归档系统中(比如Evernote),可按主题或题目加以分类组织整理。较之参考资料,用于保障项目正确顺畅进展的项目支持资料需要更为频繁的适时查阅。

4.1.6 参考资料

不需要执行任何行动的具有潜在价值的纯粹资料(备查效用),可以归档到各种资料存储系统:
(1) 快速高效有趣的一般性参考资料归档系统——纸质和电子数字类
(2) 特殊资料的归档系统
(3) 名片册和通讯簿
(4) 图书馆/档案馆式的归档系统
例如通过主动阅读、评估价值、收集重点的方式将一些有用的资料归置Google Reader、Evernote、Wiz之类的数字系统,以便日后含英咀华。
Evernote里头可以设置两个保存搜寻条件:
尚无标签的笔记名称No Tags:查询语句-tag:*
妙文摘要笔记名称Reference(名句摘录):查询语句tag:”reference”

4.1.7 一个“将来/也许”清单

这是你的梦想清单,即当前不能采取行动但日后可能会有所行动的资料和提示信息,其内容来源于收件匣、创造性的想象力、提升高度重估当前进行中的项目清单(项目停滞不前抑或限于精力暂时割爱甚至舍弃,人的精力有限好钢要用在刀刃上)。
可以保存在Toodledo或者资料归档系统(比如Evernote)里,也可以借助日程表或者“备忘录文件夹系统”(名为43Folders即用31个从1至31标注天数和12个从一月到十二月标注月份的文件夹构成的可以保存实物资料的循环式立体版日程表般的提醒系统)在未来的某个指定日期提示你。

4.2 核查清单(Checklists):创造性的提示

根据你的需要大胆地创建各种类别的核查清单(查漏补缺的列表),主要用于核查缺漏以及保持控制。
并无绝对必要创建某些核查清单,可视情况而定。
[image]
(检视回顾配图意象:睁开洞察生活之眼)

第五章 检视回顾(Review) [返回目录]

定期检视任务清单让其吻合现实状况,依据回馈讯息藉以规划未来,保障系统的有效运行。

5.1 时常适时、适当的检视,首先看一看你的日程表,然后看一看你的行动清单

▪ 时常适时检视。
▪ 当你检查了所有对时间有严格要求的活动(日程表),并对它们加以妥善安排后,接下来浏览最多的是对应当前情境的行动清单。剩余的“项目”清单、“等待”清单、“将来/也许”清单可依需定时游览查阅。
▪ 在适当的条件下,进行合理的检视。
Toodledo服务检视方法:
检视方法一:Toodledo服务之快捷键
可以用快捷键F迅速筛选,R键刷新页面,Z键显示或隐藏Note详细信息,M键切换到主Main视图,C键切换到情境Context视图,O键切换到文件夹Folder视图,D键切换到截止日期Due-Date视图,G键切换到目标Goal视图, P键切换到重要性Priority视图,Y键切换到标签Tag视图,E键切换到搜索Search视图, B键切换到日历Calendar视图等等, 另外还可按数字键1~9,可以方便地在每个视图下面的前9个子页面间快速切换。(想要查看Toodledo全部的快捷键可以按?键)

检视方法二:此外还可使用ALTRun制作Toodledo小巧玲珑的桌面版(内存约5M),可以复制修改以下快捷项目语句实现(语句中的用户名请自行修改):
C:\Users\用户名\AppData\Local\Google\Chrome\Application\chrome.exe –disable-extensions -app=http://www.toodledo.com/slim
[image]
此法适用谷歌chrome浏览器内存占用较小,可以利用ALTRun的置顶语句将之钉在桌面最上层随时查看(F5键刷新),具体方法请参见拙文《神逸之作:国产快速启动软件神品ALTRun》 。

检视方法三: 邮箱转接法
如果你使用上文提到的最为方便的ALTRun或者Launchy工具量身定制的收件匣的话,可以直接在里头输入以下语句(其实直接通过发送邮件也能实现):
? 邮箱接收到全部任务
?@pc 邮箱接收到PC计算机情境任务
?@home 邮箱接收到home情境任务
?#today 邮箱接收到今天的任务
?#tomorrow 邮箱接收到明天的任务
?#this week 邮箱接收到这一周的任务
?#this month 邮箱接收到这个月的任务
?!!! 邮箱接收到最重要的3Top任务
?>start 邮箱接收到所有已经开始的任务
?>next week 邮箱接收到所有下周才开始的任务
?$Planning 邮箱接收到所有设置为计划状态的任务
还有?*Folder名,?+Goal名,?%Tag名等,也能将不同语句组合起来使用。
另外如果你设置邮件提醒,任务截止之前几小时Toodledo会发邮件通知,前提是任务设置了截止时间Due Time。

检视方法四:电脑上的其他软件。

检视方法五:手机和其他的3C产品上的软件随时随地查看。

5.2 每周回顾(Weekly Review)的重要性和时机

(1) 你有机会夺回生活的主动权、对事情重新评估、重新安排,让自己重新找到平衡。而这些恰恰是在每天疲于奔命的忙碌中,无论如何也做不到的。
(2) 至少让自己能在1万英尺高度即“项目Projects”层次总览全局,考虑最要紧的工作、最重要的目标,超脱繁冗芜杂混乱不堪的境况,把握住方向。
作为要将搜集、加工、组织、检视回顾前4流程都过一遍再次清空大脑更新系统的每周回顾最佳的进行时机是在周五下午留出两个小时的时间,如果因为工作限制做不到这一点那么就选择一段不被打搅的时间。
[image]
(行动配图意象:象征啮合愿景和执行的机械钟)

第六章 执行行动(Do)? [返回目录]

使用你的直觉力量执行最合适的行动,因为已经周密严谨的系统考量过一遍了。

6.1 确定某一时刻具体行动的“四标准法Four-Criteria Model”

情境:合否?
时间:够吗?
精力:多少?
重要与否:直觉择定。
首先检查是否合乎当前情境、随后考虑时间是否充足、继而判断自身的精力状况能否应付这样的依序层级漏斗式方法筛选过滤某一时刻能够执行的具体行动。至于三级漏斗筛选过虑后剩下事务的重要程度可以通过“三分类法Threefold Model”和“六个高度检视法Six-Level Model”判决。
Toodledo服务提供了极其好用的筛选、摺叠、搜索、排序等功能。这四大功能里头个人感觉对确定某一时刻具体行动最有用的是排序Sort,按钮位置在右上角。可以依据需求选择下面的几种排序方式:
1、按重要程度Importance排序。
2、先按情境Context排序,再按重要程度Importance排序。
3、先按文件夹Folder排序,再按重要程度Importance排序。
4、依据事务安排先后次序的开始时间Start date(Start time)排序。
5、按任务状态Status排序。
6、按标签Tag排序。
7、按耗时长短的Length排序。
8、按重复属性Repeat排序,可以查看每日、每隔几日、每周、每隔几月等的例行事务。
9、按目标Goal排序。
值得一提的是Toodledo里头的状态Status是GTD原书没有提到过的概念。

6.2 评估每日工作的“三分类法Threefold Model”

A 照单执行事务
B 处理突发事件
C 安排事务管理清单
一言以蔽之:不要为了忙碌而忙碌,需要明确工作界限,排除不急之务的牵绊,管控悬而未决的事务,你就不会对此感到迷惘。

6.3 总体检讨审查工作和生活的“六个高度检视法Six-Level Model”

▪ 5万英尺+:人生终极目的和原则(面临重大变化和转折时)
▪ 4万英尺:3~5年的展望(建议每年检视)
▪ 3万英尺:1~2年的目标(建议每季检视)
▪ 2万英尺:责任范围(建议每月检视)
▪ 1万英尺:当前的项目(建议每周检视)
▪ 跑道:下一步行动(建议每日检视)
正如杂事也是有六个等级一样,每一层次皆具化和服从于上一层次,自下而上入手可发现前3个较低层次的检视内容大多是针对事物当前状态(行动、项目、职责),再向上的层次则主要涉及指导方向、目标取向等方面,需要在恰当的时机去关注需要关注的方面,长远规划,掌控愿景,保持全方位的平衡。

第七章 GTD总结 [返回目录]

时间不停流逝无法管理,所能管理的只有行动,必须持之以恒的关注积极的结果并不断采取后续行动。
GTD的纵向控制是以项目为重点,横向管理以下一步行动清单为核心,当日行动管理的关键是日程表和下一步行动清单。GTD流程中,搜集、加工、组织可以分时处理,当日生产力的高低取决于行动和检视。
五个流程的水平控制,六个高度的愿景规划,纵横叠合,阡陌交通,形成你的道路地图,而下一步行动就是引领你前进的指南针!

第八章 GTD和习惯养成? [返回目录]

做事要靠系统,习惯养成也是如此。
《异类》一书揭示:出类拔萃之辈,大多是积累一万个小时的练习之后借助运气登顶的普通人(比尔盖兹和乔布斯都是),所谓天才只是不停努力的小人物。
如何练习一万小时,科学家得出结论需要在学习区进行“刻意练习”,其精髓是要持续重复地做自己做不好的事,把行动培养成习惯,不断提升。
运用GTD系统养成“刻意练习”的习惯,有朝一日你也能成为世界级的顶尖高手,成就辉煌人生。
运气不可或缺,可遇而不可求,你要做到在机遇眷顾之前准备就绪!(正文完)
[鸣谢] 戴维•艾伦、张永锡、GTDLife、葡挞生活、古道视野、褪墨等博客上的朋友们。>