如何使用 MLO 进行 GTD 实践？请看 MLO 群网友 本草纲目 的实战总结。感谢今晚我不思考对本文的推荐，欢迎大家加入他们的群，讨论 MyLifeOrganized 的使用问题：群号：121465994，微群：http://t.cn/hrJp7i。

一、需求背景、MLO体系

我的背景

我现在是协助老板管理一个小公司，公司部门比较多，各个部门都有很多杂事，且加上有很多项目自己要直接负责，造成我的事情很多，现在，我的mlo中有3400多条信息，我每天需要执行的事情要多达数十件，

我的MLO系统

PC端MLO + iPhone端MLO + iPhone端涂鸦

二、我的MLO文件架构

里面inbox，Next Actions，Waiting For，Someday/Maybe，Reference几个文件夹我就不讲了

下面对Every Day/Week，Main Task list，SOP文件夹进行介绍

 

1、文件夹 Every Day/Week

作为我每天或一个周期必须要办理的事情，我把他们归类到里面了，进行周期循环

具体内容如下

 

2、文件夹 Main Task list

这个文件夹作为我的主要任务列表，

里面是我下属各个部门（使用文件夹），场景是这个部门的负责人，

以及我需要负责的所有项目（使用条目），场景是我自己

具体内容如下

展开其中一个文件夹

以信息化为例，内容如下

里面有子文件夹“Someday/Maybe”，“Reference”，

Someday/Maybe用于存储这个部门以后要办的事情，场景为@G-ProjectSM，

Reference用于记录部门的岗位职责，部门制度，及其他的参考信息@G-ProjectRef

 

3、文件夹 SOP

SOP用来存储我自己形成的自己的个人流程

具体内容如下

 

三、我的 iPhone 端 MLO 文件夹架构

 

四、iPhone 端涂鸦软件 Getideaz

还有一个工具就是IPhone端的涂鸦软件（Getideaz）

 

五、信息如何在pc-mlo，涂鸦软件（Getideaz），IPhone-mlo三个工具中流转

1.突然想到一件事，记录进涂鸦软件，

2.如果顺手把它处理了，在涂鸦软件中删除对应的涂鸦

3.每天早上，把所有剩余的涂鸦记录，手动输入pc端mlo的inbox文件夹，

4.打开pc端的mlo 的 “昨日+今日+明日”视图，处理事务，期间会设置好有之后几天的事务

5.每当离开电脑之前，pc端mlo内容同步到云

6.任意的无聊时间（等人、厕所时间、陪老婆逛街时、无聊会议时），拿出手机，从云下载信息，清空inbox及加工组织信息，最后，手机上的信息同步到云

7.晚上通过手机浏览信息，发现有第二天要做的事情，直接在手机上标上星星（第二天会在“昨日+今日+明日”视图中出现）

六、我的工作流程

1.每天晚上，直接通过手机把inbox中的事情稍微处理，移动到对应的main task list中对应的文件夹

点击 parent 更换这个条目的父目录

对于第二天要执行的事情，在手机上我直接标上星星（因为手机设置到期时间的信息不方便），晚上操作好之后就同步到云

2.第二天 拿出mlo，找到某个文件夹，一个一个把部门主管叫过来，进行事情的讨论和委派，对于已经委派的事项就会标上@G-Wattingfor的场景

注：标上waittingfor场景的条目，我设置为颜色变化为蓝色，并且前面图像标识变化为圆圈符号。

3.最后，通过waittingfor视图，调用到所有项目中waittingfor事项，进行浏览，是否有到期的，到期的就要督促对应的负责人员。

4.在处理事务的过程中我会尽量安排第二天的事情，就是直接给事务设定日期，然后在第二天在“昨日+今日+明日”视图中把他们调用出来执行

注：给事务设定日期的方法：在Due Date下点击右键，选择时间

昨日+今日+明日 视图的规则设置

 

七、我的场景结构

大概分为5类，

第一部分，@at 地点类场景，

第二部分，@G- gtd类场景，有@G-ProjectRef，@G-ProjectSM，@G-Reference，@G-Someday，@G-Waiting For。

第三部分，@T 时间类场景，大概标识事情需要多长时间

第四部分，@W 方式类场景，记录事情要通过什么方式进行处理，是电话，QQ留言，谈话，会议，还是继续思考。

第五部分，@陈本刚 人物类场景，大概是我自己的名字和平时我需要打交道的人

（完。2012-02-14 发布于善用佳软）